仕事の効率化を実現するタスク管理の5つの秘訣

北岡 秀紀 北岡 秀紀

Kitaoka

・大量にある仕事を素早くこなしたい、、、
・仕事を効率化して、どんどん片付けたい、、、
社長ならきっとこう思うはず。

では、大量にある仕事を片付けるにはどうすればよいか?
タスク管理は、その重要な解決策のひとつです。

社長の仕事をしていると、大量の仕事が降ってきます。
「仕事が全く終わる気がしない、、、」と思うこともあれば、「何かに追われている、、、」とさえ感じることもあるでしょう。

これはまさに仕事に支配されている状態。
でも、さらに重症になると、仕事が大量にあるにもかかわらず手が止まってしまう、、、
どの仕事から手をつけたら良いのか分からなくなって、頭がフリーズしてしまうわけです。
フリーズしてしまうのは仕事としてすべきタスクが整理できていないから。

正しくタスク管理をして、タスクを整理することで仕事の交通整理ができます。
すると、取り組むべき仕事の順番が分かるようになり、大量の仕事にもイライラせず、サクサク仕事を進めることができるようになります。

そこで、今回はタスク管理を正しくシステマティックにして、仕事の効率を一気に高める「仕事の効率化を実現するタスク管理の5つの秘訣」について解説していきます。

目次


秘訣1. タスクの管理ポイントはひとつにまとめる

 1-1 タスク管理でアナログをオススメする理由


秘訣2. タスク管理のために1週間に1回タスク出しをする時間を取る

 2-1 タスクを出す
 2-2 翌週にやるものを取り出す
 2-3 見込み時間を入れる
 2-4 翌週のタスク出しの時間をスケジュール帳に入れる


秘訣3. 当日のタスク管理は、朝一番にスケジュール化する

 3-1 次に何をしようか?と考える時間がもったいない
 3-2 タスクのスケジュール化をするタイミングとは?
 3-3 時間の予実管理をする
 3-4 大切な仕事は朝一番に終わらせる
 3-5 小さなタスクはまとめてやる


秘訣4. 20%のバッファを取る


秘訣5. 新しく降ってくるタスクは2パターンで処遇する


仕事の効率化を実現するタスク管理の5つの秘訣まとめ

秘訣1.タスクの管理ポイントはひとつにまとめる

あなたはタスク管理をどうしているでしょうか?
・手帳
・タスク管理ツール
といったアナログツールでのタスク管理でしょうか?

それとも
・メールソフト
・タスク管理ソフト
といったデジタルツールでのタスク管理でしょうか?

答えとしてはどれでもいいのですが、多くの方がやってしまっているのが複数を組み合わせてしまっていることです。
ですから、まずはタスクを1つの場所にまとめましょう。


タスクを1つの場所にまとめることで、初めてタスクの交通整理ができるようになり、
・タスクの順番
・タスクのボリューム
といった取り組むべきタスクが明確になります。

タスクのまとめ先は、デジタルツールでもアナログツールでも構いません。
ただ、私個人としてはアナログツールである付箋をオススメしています。

1-1 タスク管理でアナログをオススメする理由

タスク管理で「なぜ付箋をオススメするのか?」と言うと、
・1タスクを1付箋に書いておくとタスク管理がしやすい
・手帳と組み合わせて使いやすい
こんなメリットがあるからです。

一方、「ウェブでタスク管理をしてもいいのでは?」という声もあります。
が、その理由を聞くと大抵は「スタッフとタスク管理を共有したい」という目的です。
でも、実はこれは間違いです。

というのも、あなたは社長です。
従業員と同じ立場ではありません。
あなたには、社長にしかできない社長業という大切な仕事があります。

ところが、タスク管理を共有しなければならないということは、社長がスタッフと一緒になって現場の歯車の1つになってしまっている証。
「スタッフのタスクが社長に共有される」ことはあっても、「社長のタスクをスタッフと一緒に共有しなければならない」ことは本来はないはず。
社長としてのタスク管理という観点からみた場合、これは問題アリというわけです。

そして、もうひとつデジタルの問題は長期視点で見ずらいこと。
デジタルは、どうしても画面サイズがあるので一覧性に欠けます。
ですので、ペラペラめくるだけでいいアナログと比べると長期的な視点に立ちづらい、という問題もあります。

一方で、スマホさえ持ち歩けばいいという利点も捨てがたいと思います。
結局は、タスク共有の問題点、長期的視点に立ちづらいことを理解して、あえて使うのは悪くないと思います。

以下は、アナログでのやり方を解説しますが、もちろんデジタルでも同じやり方・考え方は可能です。

秘訣2. タスク管理のために1週間に1回タスク出しをする時間を取る

社長をしているとタスクがどんどん降ってきます。
仕事をこなしてもこなしても、気がつくといつの間にかタスクが増えている、、、
こんなことが少なくありません。

そこで、1週間に1回タスクを書き出す作業をしましょう。
これだけでタスクの把握やタスク管理が可能になり、仕事の効率化が図れるわけです。

では、どのようにタスクを出せばいいのか?
具体的な手順を解説していきます。

2-1 カテゴリからタスクを書き出す

自分の抱えているタスクを、1つの付箋に1タスクとして、すべて書き出してください。
今すでに付箋にタスクが書かれているものがある場合は、そのタスクはこれから対応するわけですから、そのままで構いません。
付箋に書かれていないタスクだけをすべて書き出していきます。

とはいえ、なかなか全て書き出すというのは難しいもの。
あれも抜けていた、これも忘れていた、ということになります。
そこでカテゴリーから出すことで、抜け漏れを減らすことができます。

自分が抱えている仕事、普段やっていることをカテゴリに分けて、そのカテゴリからタスクを考えるようにします。

仕事においてはあなたが今、達成すべきゴールがあると思います。
例えば、
・経営計画を立てる
・採用をする
・ブログを書く
などでしょう
これがカテゴリーになります。

また、どんな人でも共通して持っているカテゴリーとしては次のようなものがあります。
・学習
・健康
・人間関係
・家族


これらのカテゴリーごとに「達成させるためには、何をしなければいけないのか?」
これを考え思い浮かべながら、必要なタスクをすべて書き出していきます。

この書き出す作業には、どんどん時間をかけて頂いて構いません。

ちなみに私の場合は、タスク出しは1週間に1回、2時間をかけています。
やってみると分かりますが、大抵の場合は15分程度で手が止まります。
が、無理矢理2時間、時間いっぱいまで続けて書き出してみて下さい。
すると、「これもあった!」「あれもあった!」と意外とたくさん出てきます。

こうすることで驚くほど頭がスッキリするのを味わえるはずです。
仕事の効率化を実現するために、タスクを書き出してタスク管理をするわけですが、同時にこんな気持ち良さも体験できます。

2-2 翌週にやるものを取り出す

今度は、先ほど書き出したタスクの中から、翌週にやるタスクだけを選んで取り出します。

私のオススメのやり方は、まず12週間後の目標を思い浮かべます。

その中で、翌週にやる必要のないタスクを排除していきます。
排除していった残りが結果的に翌週にやるべきタスクということになります。

多くの人は「翌週やるものはどれか?」という観点で翌週のタスクを拾います。
しかし、このやり方をすると「あれもやりたい、これおやりたい」となり、排除していくやり方と比べて不必要なタスクを拾い出しやすくなってしまいます。

ちなみに、翌週にやらないタスクの付箋は、また翌週以降で使います。
しっかりと保管をしておいてください。

2-3 タスクに見込み時間を入れる

ここまでで、翌週にやるべきタスクの書かれた付箋が準備できました。
今度は、その付箋のタスクの処理にかかる見込み時間を別紙に書き出します。

タスクによっては、見込み時間が2時間、3時間と大きな時間のかかるタスクもあるでしょう。
見込み時間の大きなタスクは、さらに細かく分解してください。

目安は、最大でも50分。
見込み時間がこのくらいのサイズになるまで分解してください。

例えば、プレゼンテーションの資料の場合だと、製作に丸1日かかる場合もあります。
これを分解してみると、
・コンセプトを決める
・企画を決める
・スライドのアウトラインを決める
・スライドを作る
などのタスクに分けることができます。

あまりにも大きすぎるタスクは、もはやタスクとは呼べません。
それは、やらなければいけないゴール。
すぐに取り組んで対処ができない大きさです。

タスク管理をする上で、すぐに取り組んで対処ができることは非常に重要です。
私が見込み時間を50分程度で推奨しているのは、すぐに取り組めるのがこのくらいの時間だからです。
ちなみに、見込み時間が小さい分には5分、10分といった大きさでも構いません。

2-4 翌週のタスク出しの時間をスケジュール帳に入れる

ここまでで、タスク出しの方法はおわかりいただけたはず。
あとは、これを毎週繰り返し行っていきます。

一度このタスク出しをした後、「来週の○日(○曜日)○時から次回のタスク出しをしよう!」
こんな風に次のタスク出しの予定を決めてしまいます。
そして、スケジュール帳の予定枠をブロックしてください。

私の場合は、基本は毎週金曜日の午後をタスク出しの時間にしています。
場合によっては、予備の候補日として土曜日の午前にする場合もあります。

タスク出しは一見、面倒な作業です。
やれば相当の効果があることは実感できるのですが、すぐに飛ばそうとしてしまいがちです。

ですから、毎週タスク出しをする曜日と時間を決めて習慣化しておくことが重要です。

秘訣3. 当日のタスク管理は、朝一番にスケジュール化する

ここからは、今日1日でやるべきタスクをどう扱えば良いか?
1日の単位でフォーカスしていきます。

3-1 次に何をしようか?と考える時間がもったいない

タスクをこなす上で最も無駄にしている時間。
それは、「さあ、次はどのタスクを片付けようか?」とタスクをこなす順番を考える時間です。
その考える時間そのものがもったいないわけです。

他にも、順番を考えていると、
・考え中に目についた、タスクと関係のない仕事をやってしまう
・隣の人に話しかけてしまう
こんな風にタスク処理から脱線する可能性も増します。

そこで、1日のタスク処理をスケジュール化します。
やることが決まっていれば、あとはただ順々にこなすだけ。
こうすることで無駄な隙間時間がなくなり、脱線して邪魔されることも減ります。

3-2 タスクのスケジュール化をするタイミングとは?

タスクのスケジュール化は、いつすると良いか?
これは、前日の夜寝る前が良いです。

なぜなら、翌日に「こういう風にやろう」とスケジュール化しておくと、寝ている間に潜在意識がいろいろな処理をしてくれます。
それにより翌日のタスクの処理速度がさらに上がるからです。

ただ、実は私個人は、当日の朝一番にやっています。
なぜなら私の場合は、夜にタスクをスケジュール化するだけの脳のパワーが残っていないからです。寝る前はタスク出しが面倒になってしまい、習慣にならないからです。

では、スケジュール化する際の3つのポイントについて解説をしていきます。

3-3 時間の予実管理をする

タスクは、見込み時間を元にすべてスケジュール化して、当日の予定の中に組み込んでください。
ただ、予定を組み込んではみたものの、実際にはこのタスクの見込み時間が正しくない場合もあります。

例えば、次のような場合。
・「50分かかるな、、、」と見積もっていても、実際は30分しかかからなかった
・「50分で終わるな、、、」と思っていたら2時間もかかってしまった
予定だった時間と実際にかかった時間、つまり時間の予実は必ず記録して管理しましょう。

3-4 大切な仕事は朝一番に終わらせる

並べたタスクをどのような順番に並べて取り組めば良いか?
基本的には、大切な仕事は朝一番に終わらせましょう。
なぜなら、朝の方が頭がクリアで脳にもパワーがあるので、効率が上がるからです。

さらに、大切な仕事さえ終わっていれば、そのあと別の仕事が入っても安心して取り組めます。
「とりあえず今日は大事な仕事は終わっているんだから大丈夫」
こんな風に自分を認めてあげることができます。
実は、この点もすごく大きなメリットです。

つまり、午前中は、大切な仕事を入れる時間。
なので、人に会うような予定は入れないようにしましょう。

ちなみに、私の場合は、基本的に朝11:30までは人に会う予定は入れないようにしています。

3-5 小さなタスクはまとめてやる

5分や10分、大きくても15分程度までの細々とした小さなタスク。
これらは、1〜1.5時間程度のまとまった時間をとって、「小さなタスクをする時間」としてまとめて一気に処理をしてください。

このとき1点だけ。
作業は、似たような種類のものでまとめてください。
脳は似たような作業は反復してやり続けると慣れる、という作用があるからです。
つまり、似たような作業をやればやるほどスピードが上がりやすくなるわけです。

秘訣4. 20%のバッファを取る

「スケジュール管理をしましょう」と言うと、カツカツにスケジュールを詰め込んでしまう方が少なくありません。
しかし、これだと問題が起こります。

特に見込み時間より予定が伸びてしまった場合は、
・残業する
・寝ないで仕事をする
こんなことが起こりがち。
ですから、必ず時間には余裕を持つことが重要です。


私は、20%のバッファを取ることを推奨しています。

・1日8時間働く予定なら、1日1.5時間程度
・1週間であれば半日程度

もちろんこれは、働く時間の長さで変わります。
あくまでも1つの目安、と思ってください。

秘訣5. 新しく降ってくるタスクは2パターンで処遇する

書き出して決めたタスク以外にも、日々たくさんのタスクが降ってきます。
では、それらをどう対処していくか?
このタスク管理には、2つの対処法があります。

まず、2つの方法のどちらのやり方が良いかを判断をします。
「3分でそのタスクが終わるかどうか?」
これが判断基準です。

3分以内で終了するタスクなら、その場ですぐに対処します。
3分以内で処理できなさそうな場合は、付箋で書き出しておきます。

3分で処理できない「付箋で書き出したタスク」はどうするか?

3分で処理できないタスクは、別に保存してある翌週以降のタスク一覧の中に放り込んでおきます。
今週のタスクはもう出しているので、来週以降で大丈夫なものは、問答無用で来週以降に回してください。
でも、急ぎの対応に迫られる場合もあるでしょう。

その場合は、
・バッファの時間
・早く仕事が終わった時間
を利用して対処してください。

仕事の効率化を実現するタスク管理の5つの秘訣まとめ

・タスク管理を楽しくやれている人
・正しくシステマティックにやれている人
こうした方は、非常に少ないです。

正しくシステマティックにタスク管理ができると、それだけで仕事の効率は一気に上がります。
社長の時間はとても貴重。
ぜひ今回の記事を読んで頂いて、仕事を効率化してください。

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