北岡 秀紀
社長にとって時間は何よりも大切なもの。
お金は頑張れば取り戻せますが、時間は絶対に取り戻せません。
にも関わらず、スケジュール管理がうまくできずに、時間を無駄にしている方は少なくありません。これは、非常にもったいない、、、。
時間を無駄にすることで、あなたの生産性は確実に低下します。
逆に言えば、手帳でスケジュール管理を正しくすることができれば、生産性を一気に上げることができます。
そこで、今回は「手帳を使ったスケジュール管理で生産性と効率を3倍にする7つの秘訣」についてお伝えします。
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目次
1-1 スケジュール管理には向かない2つのメジャーな手帳
マンスリータイプの手帳
デイリータイプの手帳
1-2 スケジュール管理のできる手帳は1択しかない
2-1 手帳でのスケジュール管理は、なぜ1カ所にするのか？
2-2 手帳でのスケジュール管理は、プライベートと仕事を分けない
5-1 重要な仕事は午前に入れる
5-2 一般業務は、午後に入れる
手帳を使ったスケジュール管理で、生産効率を3倍にする7つの秘訣まとめ
秘訣1 スケジュール管理のしやすい手帳の選び方
手帳売り場に行くと様々な手帳が並んでいます。
あなたも、手帳選びには悩んだことがあるのではないでしょうか。
実は、正しくスケジュール管理をするためには、手帳を選ぶところからが重要です。
では、どんな手帳の選べば良いか？
社長に最適な手帳を選ぶ基準は、時間を視覚化できるかどうか？がポイントです。
1-1 スケジュール管理には向かない2つのメジャーな手帳
スケジュール管理というと、「□□時から○○さんとアポ」という風に手帳に記入すると思います。
詳しくはこの後解説をしていきますが、実は、上手にスケジュール管理をするには、手帳にアポ以外にもいろいろな情報を記入していく必要があります。
そうすることで、
・この時間帯は空いているな、、、
・この時間帯は、仕事が入っている、、、
こういった時間の視覚化ができるようになります。
視覚化ができると、スケジュール管理が素早く的確にできるようになります。
マンスリータイプの手帳
マンスリータイプの手帳は、月単位なので1日の記入欄は大きくありません。
つまり、その日の記入欄が小さいので、視覚化するための必要な情報をうまく記入できません。
時間の視覚化ができないので、スケジュール管理には向きません。
デイリータイプの手帳
デイリータイプの手帳は、1日単位です。
他の日と比較するにはいちいちページをめくる必要があります。
俯瞰して他の日と一緒に見比べることができないので、スケジュール管理が面倒です。
1-2 スケジュール管理のできる手帳は1択しかない
私は社長が使うべき手帳は「1週間のバーチカルタイプ」の手帳1択しかないと考えています。
バーチカルタイプの手帳とは、1週間の見開きで、日付が横、時間枠が縦に並んでいるもの。
1週間分の予定と、日にち毎の時間もすべて視覚化され、非常に見やすくなっています。
この手帳は、1週間という、ほどよい期間のすべての時間を見渡すことができるのが利点です。
欲を言えば、情報もしっかり入り、2〜3週間と長期で予定を見渡せる手帳があればベスト。
しかし、それだと手帳も物理的に大きくなったり、現実にそういった手帳はありません。
ですから、手帳は「1週間のバーチカルタイプ」1択しかないというわけです。
秘訣2 手帳は1冊にして、1カ所でスケジュール管理をする
手帳を複数冊もっていて、使い分けている、、、こんな方は少なくありません。
が、このスケジュールの管理方法は非常に危険。
手帳は1冊にして、1カ所でスケジュール管理をしましょう。
2-1 手帳やスケジュールは、なぜ1カ所にするのか？
例えば
「このプロジェクトはAの手帳」
「このプロジェクトはBの手帳」
といった風に複数の手帳を使い分けていたとします。
すると、
・転記忘れやモレ
・勘違い
・ダブルブッキング
といったことが起こりやすくなります。
それに複数の手帳の管理をすると、その冊数分の時間や手間もかかります。
予定の記入モレも発生するかもしれません。
これは、非常に危険です。
「アポを忘れていた！」などは、あなたの信頼を落とす結果にもなり得ます。
こういった事態を回避するためにも、スケジュール管理は、1つの手帳でまとめてするのがベストです。
2-2 手帳でのスケジュール管理はプライベートと仕事を分けない
プライベートと仕事のスケジュールは、手帳を分けている、、、
このような方も少なくありません。
その気持ちは分からなくもないですが、やはりこれも間違い。
複数の手帳でのスケジュール管理の危険性は、先ほどお伝えした通りです。
ですから、スケジュール管理は、やはりプライベートと仕事は分けずに、すべての予定を1冊の手帳に書いてください。
人生にはプライベートも仕事もありません。
そういう意味でも、1つの手帳でスケジュール管理をまとめてする方が理にかなっています。
また、手帳を1つにまとめると、メリットも生まれます。
社長は、プライベートの時間を確保しづらいことが多いはず。
が、スケジュール管理を正しくすることで、逆にプライベートの時間も確保がしやすくなります。
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秘訣3 スケジュール管理には、移動時間も含める
手帳に予定を書く場合。
例えば「15時〜16時 ○○さんとミーティング」と、これだけしか書かない方が大半です。
でも、手帳には移動時間まで必ず書くようにします。
「何時に出て何時に帰ってくるのか？」
移動時間を手帳に明確に書いておくことで、出発や戻る時間がはっきり分かります。
例えば、出発の場合。
「そろそろ出ようかな、、、」では出発が早すぎるかもしれません。
が、計画してはっきりと○時に出発、としておけば、道中の時間のムダが出ません。
出発時間ギリギリまでしっかり仕事ができ、その分生産性が上がります。
もちろん帰ってくる場合でも、同じ。
戻り時間が明確でないと、帰りに道草を食うかもしれません。
が、戻り時間が明確で予定も入れておけば、まっすぐに帰ってくることができます。
時間分のロスが減れば、その分の生産性も上がるわけです。
移動時間でもスマホでメールチェックくらいはするかもしれません。
しかし、移動時間中は、仕事をしてないに等しく、著しく仕事効率が落ちています。
これはある意味仕方ありません。
でも、移動時間までスケジュール管理をすることで、移動時間の無駄を減らすことができます。
秘訣4 タスクもスケジュール管理をする
これは、手帳に自分の予定もスケジュールとしてブロックしておく、ということ。
手帳には通常は、誰かとのアポや予定を書くはずです。
それと同様に、自分の予定を手帳に書いてスケジュール管理をするわけです。
例えば、
・メルマガを書く
・経営戦略を考える
といったもの。
こんな風に、ちょうど自分で自分にアポを入れるわけです。
でも、なぜこんなことをする必要があるのか？
大抵の場合は、隙間時間で、「これをやろう！」と考えます。
が、社長は常に忙しいので、それでは後回しにしてなかなか業務が進みません。
そこで、やるべき必要なタスクのための時間を確保するわけです。
そうすることで、必要なタスクを後回しにせず、しっかりと取り組むことができます。
たったこれだけのことですが、生産効率はグンと上がるようになります。
秘訣5 スケジュール管理は、午前と午後の仕事を意識する
予定の組み方によって生産性と効率は大きくかわります。
なぜなら、頭には、脳が働きやすい時間、集中力が落ちてくる時間が存在するからです。
では、どのように予定を組むと最も生産性と効率が高まるのか？
それを紹介します。
5-1 重要な仕事は午前に入れる
頭を使って考えるような重要な仕事は、午前中に入れましょう。
例えば、
・企画を考える
・アイデアを出す
・戦略を考える
といったような仕事です。
午前中は、脳が疲れていないので集中力も高く維持でき、頭が働きやすい。
頭がよく働くので、午後よりもより良い発想ができるようになります。
5-2 一般業務は、午後に入れる
午後になると、どうしても脳が疲れてきます。
脳が疲れてくると、集中力も上がりにくくなります。
そこで、集中力をさほど必要としない業務は、午後に入れるようにしましょう。
例えば、
・人と会う業務
・細々したタスクをこなすような業務
・日常的なルーティン業務
といったもの。
もしかしたら、あなたは、「人と会うのにも集中力はいるのでは？」と思うかもしれません。
が、そこは大丈夫です。
確かに人と会う場合もある程度の集中力は必要です。
しかし、この場合は相手が話していることに対して、反応する格好です。
午前の作業のような、自らで何かを生み出すようなエネルギーの使い方とは違います。
なので、人と会うのは、午後でもそれほど差し支えはありません。
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秘訣6 手帳には時間割を作っておく
小学校や中学校の時間割を思い出してみて下さい。
1時間目 国語
2時間目 数学
・
・
・
こんな風になっています。
これと同様に、
月曜の午前は、○○をする
月曜の午後は、○○をする
火曜の午前は、○○をする
火曜の午後は、○○をする
・
・
・
こんな風に曜日ごとに業務の時間割を作ります。
そして、その時間割の枠の中に業務を入れていくようにしましょう。
例えば、
・毎週する必要のある仕事
・似ているような同じ種類の仕事
は、この時間帯でやる、といった具合。
こうすると、スケジュールを入れる時にも時間割のおかげで、そのほかのアポを入れるべき時間帯の目星がつきます。
もちろんこれは、授業の時間割のように細かくビシッとしたものでなくて構いません。
なんとなくでも、このような時間割を作っておくと予定が整理しやすく、スケジュール管理
もラクになります。
秘訣7 年間を見渡す手帳を用意する
こんな風にいうと、秘訣2でお伝えした「スケジュールの管理は、手帳を1つにまとめる」と矛盾してしまいます。
ただ、社長は、どうしても長期的に自分の仕事や行動を管理し、見ていく必要もあります。
そこで、年間で見渡せるための手帳も必要というわけです。
ここで間違えないで頂きたいのは、あくまで普段使いは、「1週間のバーチカルタイプ」の手帳を使うということ。
年間スケジュールの手帳は、「1週間のバーチカルタイプ」の手帳から予定を転記します。
すると、1年という大きな期間で「自分はこんな動きをしているんだな、、、」と確認できます。
社長は長期的に予定を見渡す必要があるので、サブとして年間の手帳を用意するというわけです。
手帳を使ったスケジュール管理で生産性と効率を3倍にする7つの秘訣まとめ
手帳をうまく使うことで、スケジュール管理はうまくいきます。
逆に言うと、スケジュール管理がうまくいかないのは、手帳がうまく使えていないから。
手帳の正しい使い方を教えてくれる人は、あまりいません。
だからこそ、今回の方法を使って、改めて手帳の使い方をぜひ見直してみて下さい。
手帳のスケジュール管理がうまくなることで、生産効率も一気に上がります。
