コスト削減9つの方法!社内にコスト削減の意識を浸透させるポイントとは?

鷲津晴人
コスト削減9つの方法!社内にコスト削減の意識を浸透させるポイントとは?

今回は「コスト削減」についてお話していきます。

コスト削減は、企業規模に関わらず、多くの企業が課題と捉えている問題です。

コストをかけること自体は悪くないのですが、現在かけているコストが適切であるか? という判断は、常に意識する必要があります。

なぜなら、コストを削減することにより利益率が上がるからです。

しかし、コスト削減が課題だとわかっていても、このような状況の方も多いのではないでしょうか?

「実際にどのようにコスト削減をすればよいのかわからない」

「コスト削減の施策を実施しているが思ったような効果が得られない」

「社内にコスト削減を浸透させるポイントが知りたい」

 

そこで、この記事では、コスト削減について以下の内容を中心に解説します。

  • そもそもコスト削減を行う目的とは?
  • コスト削減の具体的な方法9選
  • 社内にコスト削減の意識を浸透させる4つのポイント

コスト削減について理解を深めて、社内の無駄をなくして利益率を上げるためにも、ぜひ参考にしてください。

 

そもそもコスト削減はなぜ行う?3種類のコストを紹介!

まず、そもそも企業がコスト削減を行う目的を解説します。

繰り返しになりますが、コスト削減とは利益率を改善するための施策です。

コスト削減イメージ

 

一般社団法人日本能率協会が2018年に日本の企業3800社に行った調査によると、43.2%の企業が「収益性の向上」を課題に感じていると報告されています。

「現在」の課題(主要項目)の3年間の推移

出典:一般社団法人日本能率協会「第39回 当面する企業経営課題に関する調査 日本企業の経営課題 2018

事業を拡大するための経費や人件費などは、もちろん必要ではありますが、なんの考えもなしにコストを掛けてしまうと赤字になり倒産する可能性もあります。

また最悪の場合、黒字が出ていても倒産してしまう可能性もあります。

そういったリスクを回避するため、また今の利益率を改善し、利益を最適化するためにコスト削減を行うのです。

そして効率的にコスト削減を行うためには、3つのコストを改善する必要があります。

  • オフィスコスト
  • エネルギーコスト
  • オペレーションコスト

それぞれについて詳しく解説します。

 

コストの種類1.オフィスコスト

オフィスコストは、事務用品・備品・家電などにかかるコストのことです。

コスト単価が高いものから、低いものからさまざまですが、基本的にはコスト単価が高いものから見直すことで、大幅なコスト削減が望めます。

オフィスコストの具体的な例としては以下のとおりです。

  • 家賃
  • ビルの管理費
  • パソコン
  • コピー機(リース台含む)
  • 印刷用紙
  • インク
  • 通信費
  • 郵送費
  • etc…

このように、設備にかかる費用がオフィス費用として主に挙げられます。

企業の場合だと、単価が低い印刷用紙やインクも馬鹿にできない金額になることが多いため、積極的に見直していきたいコストといえます。

 

コストの種類2.エネルギーコスト

エネルギーコストは、主にライフラインに関するコストのことです。

基本的には従量制料金なので、一定期間に使用した分だけコストが発生するのがエネルギーコストの特徴といえます。

エネルギーコストの具体的な例は次のとおりです。

  • 電気代
  • ガス代
  • 水道代

エネルギーコストは、サービスやコストが目に見えづらいものなので、社内全体がコスト削減の意識を持たなければ、コスト削減が難しいです。

そのため、これらのコスト削減するためには、社内ルールなどを決めて、それを浸透させる必要があります。

 

コストの種類3.オペレーションコスト

オペレーションコストは、人件費や物流費にかかるコストのことです。

規模が大きい企業や従業員が多い企業は、オペレーションコストがコスト全体を占める割合が大きくなります。

オペレーションコストの具体的な例は次のとおりです。

  • 従業員の交通費
  • 従業員の給与・賞与
  • 採用にかかる広告費
  • 商品を顧客に送るための配送費
  • etc…

これらのコストは、コスト全体でも大きな割合を占めますが、離職や採用ミスなど、人材確保に影響するケースもあるため、注意してコスト削減をしなければいけません。

 

社内の無駄をなくそう!コスト削減の具体的な方法9選

それではここからは、コスト削減の具体的な方法を解説します。

コスト削減の方法を9つ紹介するので、コスト削減をすぐにでも取り組みたい方はぜひ参考にしてください。

コスト削減イメージ

コスト削減の流れとしては、3つに分けることができます。

契約内容の改善運用状況の改善設備の改善

それぞれの詳細は以下の通りです。

  • 契約内容の改善:「そもそもの契約」を変更することでコスト削減をする方法
  • 運用状況の改善:「使用量や導入数」を変更することでコスト削減をする方法
  • 設備の改善:「設備の変更や業務の外注」をすることでコスト削減をする方法

更に具体的な方法やアイデアを紹介するために、コスト別に削減方法を紹介します。

  1. 家賃のコスト削減をする
  2. オフィス用品のコスト削減をする
  3. 通信費のコスト削減をする
  4. システム管理費のコスト削減をする
  5. 電気代・水道代のコスト削減をする
  6. 出張費・交通費のコスト削減をする
  7. 人件費のコスト削減をする
  8. 外注費のコスト削減をする
  9. 福利厚生のコスト削減をする

あなたが経営する企業がコスト削減したい項目を中心に参考にしてください。

 

コストの削減方法1.家賃のコスト削減をする

家賃はオフィスを構えるからには必要不可欠なコストです。

とはいえ、企業規模にあっていないオフィスを借りていたり、無駄な物が多すぎてオフィスを圧迫しているケースは以外にも多いものです。

  • 従業員数にあったオフィスを借りる
  • リモートワークを導入する
  • 売上の悪い店舗や営業所をなくす

このような方法で、家賃のコスト削減をすることができます。

ただし、家賃をカットするためにオフィスを引っ越す場合には、今後の経営方針や事業展開を踏まえた上で引っ越しの決断をしましょう。

 

コストの削減方法2.オフィス用品のコスト削減をする

オフィス用品は、コスト全体の中でも大きな割合を締めています。

そのため、オフィス用品のコスト削減ができれば利益率を大きく改善することができます。

具体的には以下のようなものを指します。

  • パソコン
  • 印刷機
  • 携帯電話
  • 冷蔵庫
  • オフィス家具
  • 印刷用紙
  • インク

オフィス用品にかかる費用は基本的には導入費のみですが、高価なものが多いです。

さらに、企業規模が大きい場合には導入数も増えるため、オフィス用品全体の導入費が高くなってしまうのです。

 

オフィス用品のコスト削減をする方法は以下の4つがあります。

  • なるべく安価なものを選び導入費用を抑える
  • 修理や買換をしなくても良いように丁寧に扱う
  • 無駄な消費をなくすようにルールを作る
  • リース品を導入する

オフィス用品は、基本的には運用費がかからないため、導入費を抑えるしかコスト削減の方法はありません。

そのため、安価なものを選びコストを抑えるか、修理や買換の頻度を下げるしかコスト削減の方法はないのです。

ただし、通年ではなく、一時的に必要になる設備に関しては、リース品を導入することでコスト削減をすることができます。

「本当にそのスペックが必要なのか?」

「本当に利用するのか?」

「そもそもその設備が必要なのか?」

このような考えを持って、オフィス用品のコスト削減を行ってみましょう。

 

コストの削減方法3.通信費のコスト削減をする

通信費は、自社で利用しているパソコンや携帯電話をインターネット回線に接続するための費用です。

インターネットが普及し、ビジネスのやり取りもインターネット上で行われている昨今では、通信費を0にすることは不可能でしょう。

しかし、ちょっとした工夫で通信費をコスト削減することも可能なのです。

  • 既存のプロバイダの別プランに乗り換える
  • 通信費が安いプロバイダに乗り換える
  • 社内携帯を与える人物を特定する
  • 無駄な通話ができないように制限する
  • 固定電話とキャリアを統一する
  • インターネットプロバイダと携帯電話のキャリアを統一する

このような方法を用いることで、通信費のコスト削減を行うことができます。

特に社内携帯を与える人物を特定することで、通信費はもちろん端末料金も抑えることができ、一石二鳥です。

ただし、プロバイダやプランを変更し、コスト削減を行う場合は、通信速度が低下しすぎないように注意しましょう。

通信速度が低下すると、従業員の業務に支障が出ることも考えられるため、業務効率が下がってしまうこともあるのです。

 

コストの削減方法4.システム管理費のコスト削減をする

システム管理費は、業務に必要なデータや端末を管理するための費用を指します。

企業の場合、管理しなければいけないデータや端末が多く、管理自体にコストがかかってしまうことは珍しくありません。

しかし、システム管理は売上に直結しない業務なので、そこにコストや工数をかけることは非効率です。

  • 管理しなければいけないものの母数を減らす
  • クラウド管理サービスを導入する
  • 複数のデータや端末を一括管理できるサービスに乗り換える

このような方法でシステム管理費のコスト削減を行うことができます。

システム管理は売上こそ生み出さないものの、コンプライアンスやガバナンスの観点から見ても、避けることができないため、他企業が運営する管理サービスを導入し、人件費を削減することを意識しましょう。

 

コストの削減方法5.電気代のコスト削減をする

電気代は企業を存続させていく上でメインでかかるエネルギーコストです。

もちろん、水道代やガス代が大きなコストになる業態もありますが、それでも多くの場合は電気代がメインのコストでしょう。

電気代をコスト削減するには、5つの方法があります。

  • 電力会社の別プランに乗り換える
  • 電力会社を変更する
  • 社内の証明をLEDに変更する
  • 人感センサーなどで自動点灯を導入する
  • 最大需要電力を抑える

そもそも、契約している会社を変更すれば、電力が安くなることはよくある話です。

また、LEDや人感センサー付きの電球や蛍光灯を導入することで、無駄な点灯時間をなくすということも近年では一般的になってきました。

もしこれらをすべて導入している場合は、最大需要電力を抑えることを意識しましょう。

電気代は過去1年間の最大需要電力(ピーク時の消費電力)で基本料金が決められています。

そのため、最大需要電力を抑えることで、基本料金が安くなるため大幅なコスト削減が望めるのです。

 

コストの削減方法6.出張費・交通費のコスト削減をする

出張費や交通費は、一度に発生する費用が大きいため、コスト削減をしたいと考えている企業も多いのではないでしょうか?

特に営業活動を活発に行なっている企業では、出張費が膨らんでしまっているケースも多いです。

出張費・交通費をコスト削減する具体的な方法としては以下のとおりです。

  • そもそも出張が必要なのか見直す
  • 出張先に応じて交通手段を限定する
  • 宿泊費に上限を設定する
  • 交通費に上限を設定する
  • オンライン会議を導入する
  • リモートワークを導入する

とはいえ、出張費や交通費は従業員に影響するものです。

あまりにも極端なコスト削減をしてしまうと、従業員の生活に悪影響が出たり、不満を感じてしまう場合もあります。

そのため、出張費・交通費を必要最低限しか支給しない程度にとどめておきましょう。

 

コストの削減方法7.外注費のコスト削減をする

外注費は、業務拡大や効率化を考え、一部の業務を他企業やフリーランスに依頼する際に発生するコストです。

しかし、業務の効率化を意識するあまり、外注費が予想以上に膨らんでしまっていることは珍しくありません。

コスト削減を意識し、外注費が予算を圧迫していては本末転倒です。

  • そもそも外注するべきなのかを見直す
  • 外注する業務と自社で担当する業務を見直す
  • 委託先の企業を変更する
  • 委託先をフリーランスに変更する

このような方法で、外注費をコスト削減することができます。

特に、委託先をフリーランスにすることは、近年増えています。

フリーランスで活躍する方が若者を中心に増えているため、それに伴い大企業でさえもフリーランスに業務を委託しているのです。

外注は避けられないけど、外注費を安く済ませたいという経営者の方は、フリーランスに委託することを検討されてみてはいかがでしょうか?

 

コストの削減方法8.人件費のコスト削減をする

人件費は、主に従業員の給与や賞与、残業代のことを指します。

人件費はコスト全体の多くを占めているため、コスト削減=コスト削減と考えている経営者の方も多いのではないでしょうか?

人件費を削減するには、主に5つの方法があります。

  • 従業員を解雇する
  • 社員を減らしてアルバイトを増やす
  • 残業をなくす
  • 機械やAIを導入し自動化する
  • 仕事を外注する

これらの方法で人件費を削減することができます。

ただし、人件費がコスト削減されるのは、主に労働集約型の業務です。

そのため、人件費を削減しすぎて現場の業務に悪影響が及んだり、管理している従業員の業務があまりにも重くなってしまわないように注意しましょう。

 

人件費の削減については、オクゴエ内の他の記事で詳しく解説しています。

デリケートな人件費を、失敗しないように削減するにはどうすればよいのかということを知りたい方は、是非参考にしてください。

人件費削減のメリットとデメリットとは?失敗しない方法も解説!

 

コストの削減方法9.福利厚生のコスト削減をする

福利厚生は、給与や賞与とは別に従業員に還元される報酬です。

福利厚生を充実させることは良いことですが、いざ福利厚生を見直してみると、誰も利用していないものがありませんか?

従業員満足度を上げることは非常に大切ですが、利用率が低いものや特定の人しか利用できない福利厚生にコストをかけてしまっている企業は非常に多いです。

  • 福利厚生を撤廃する
  • 福利厚生の内容を改める
  • 違う福利厚生を導入する

これらの方法で、福利厚生にかかっているコストを削減しましょう。

福利厚生が多い企業などは、全く使われていない福利厚生を放置してしまっているケースも非常に多いです。

そのため、自社の福利厚生を見直し、そもそも必要なのか? 使われているのか? を把握して、コスト削減に望んでみてください。

 

コスト削減をするときには従業員が苦しくならないように注意!

コスト削減をするときは、従業員の業務や生活に影響が出るようなコスト削減は絶対にしてはいけません!

コスト削減が企業課題だということは、多くの従業員は理解しています。

しかし、コスト削減の影響を受けるのは、主に従業員です。

チェックポイントイメージ

コスト削減は、従業員の協力ありきで成り立つものですし、企業は従業員がいるから成り立っています。

だからこそ、従業員が苦しくなってしまうようなコスト削減をしてはいけないのです。

  • 給与の大幅カット
  • 設備の縮小化
  • 電気代の余計な節約

このようなコスト削減をしてしまうと、離職や労働法違反に及んでしまう可能性もあります。

あなたが経営する起用をより良くするためにも、従業員が苦しむことのないコスト削減を行いましょう。

 

コスト削減の意識を社内全体に浸透させる4つのポイント

それでは最後にコスト削減の意識を社内全体に浸透させる4つのポイントを紹介します。

コスト削減の方法を知っても、コスト削減の意識を社内に浸透することができなければ、コスト削減を成功させることはできません。

人差し指を立てる男性

効果的なコスト削減を行うためにも、この4つのポイントは覚えておいてください。

  1. コスト削減により利益が下がらないか確認する
  2. 削減したいコストを共有する
  3. コスト削減の成果に対して評価基準を設ける
  4. コストを見える化する

それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

 

コスト削減の成功ポイント1.コスト削減により利益が下がらないか確認する

コスト削減を成功させるためにも、まずはコスト削減を行うことにより利益が下がらないかということを確認しましょう。

コスト削減を意識するあまり、コスト削減をすることが目的になってしまっているケースはよくあります。

コスト削減が目的になってしまうと、最適化できていた業務やコストが崩壊し、利益が下がってしまうことも考えられます。

 

「どの業務にどれだけのコストがかかっているか」

「削減しても業務効率や運用効率が下がらないか」

「コストを削減することで従業員のタスクが重たくならないか」

 

これらを意識して確認を行わないと、利益が下がってしまうことになりかねません。

利益が下がってしまうと、従業員のモチベーション低下や離職が起きる可能性もあります。

そのため、コスト削減を始める前には、コスト削減によって利益が下がらないかの確認をしましょう。

 

コスト削減の成功ポイント2.削減したいコストを従業員に共有する

2つ目のポイントは、削減したいコストを従業員に共有するということです。

これはできるだけ早い段階で共有しましょう

なぜなら、経営者や経営陣の意思だけでコスト削減すると決めてしまうと、従業員との確執が生まれてしまう可能性があるからです。

具体的には、コスト削減に関する以下の情報を従業員には共有しましょう。

  • コスト削減をする項目
  • コスト削減をする目的と理由
  • コスト削減の目標値
  • コスト削減の具体的な方法

これらを共有し、従業員からの意見も取り入れることで、社内にコスト削減の意識を共有することができます。

ただし、これらを共有するだけでは、社内にコスト削減の意識は浸透しません。

 

コスト削減の成功ポイント3.コスト削減の成果に対して評価を設ける

コスト削減を社内に浸透させるには、コスト削減の成果に対して評価制度を設けることが大切です。

コスト削減は、従業員の通常業務ではないため、従業員もできることならコスト削減に時間を取られることは非効率です。

そこで、従業員に自発的に動いてもらうことを狙い、コスト削減の成果に対して評価制度を設けましょう。

具体的な評価基準と、達成したときの報酬を共有しておくと、従業員のコスト削減へのモチベーションはさらに上がります。

  • 削減できた一部の利益を従業員に還元
  • コスト削減を達成できた部署に食事代を出す

一定の評価基準を設け、達成者には報酬を用意することで、社内にコスト削減を浸透させることができるのです。

 

 

コスト削減の成功ポイント4.コストを見える化する

最後に紹介するポイントは、コストを見える化するということです。

コストを見える化しなければ、コスト削減の目標どころか、コスト削減自体を従業員が忘れてしまうことも考えられます。

そこで、コストを見える化し、従業員の目に止まりやすい場所に掲示しておくことで、コスト削減の意識を常に持ってもらうのです。

  • 印刷機
  • トイレ
  • 空調のリモコン

このような場所に、コスト削減の旨をシールや紙に書いて貼っておくと、コスト削減しなくてはいけないという意識を従業員が持ってくれます。

従業員がコスト削減の意識を忘れないためにも、コストの見える化を行っておきましょう。

 

【まとめ】コスト削減で最大限の利益率アップを目指そう!

コスト削減は、利益率を改善するために行う施策です。

企業が無駄にかけてしまっているコストを最適化することが、コスト削減の目的となります。

一般社団法人日本能率協会の調査では、企業規模に関わらず43.2%の企業が「収益性の向上」を課題に感じていると報告されています。

つまり、利益率の改善は、多くの企業が課題と感じているといえます。

しかし、実際のところ、コスト削減が成功している企業は少ないのが現状です。

コスト削減を成功させるためには、コスト削減の意識を社内に浸透させることが重要です。

社内にコスト削減の意識を浸透させるためには、次の4つのポイントを抑えておきましょう。

  • コスト削減により利益が下がらないか確認する
  • 削減したいコストを共有する
  • コスト削減の成果に対して評価基準を設ける
  • コストを見える化する

コスト削減に取り組む際には、これらのポイントを踏まえて、施策を考えてみてください。

 

ただし、コスト削減を行っても利益率が改善されないケースが1つだけあります。

それは、商品の価格設定が適切でないため、利益率が低くなってしまっているケースです。

商品の価格設定が適切でなければ、売上が上がっていても利益を得ることは非常に難しいです。

そのため、いくらコスト削減を行ったところで、利益率を改善し、利益を捻出することも難しいでしょう。

コスト削減を行って利益率が改善されない場合には、商品の価格設定を見直してみましょう。

 

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コスト削減も価格設定も利益率を上げるためには、非常に有効な手段です。

しかし、まずは自社がどんな施策で利益率を上げるべきなのかを見極めることはとても大切です。

その上で、コスト削減が必要だと感じた場合は、ぜひ今回の記事を参考にしてください。

きっと利益率が適正化され、あなたが経営する企業が更に発展していきますよ。

 

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