鷲津晴人
今回は「中小企業がテレワークを導入する方法」について解説をしていきます。
テレワークとは「tele = 離れた場所」と「work = 働く」を組み合わせた言葉で、場所や時間に縛られずに仕事をすることです。
昨今、技術の進化や新型コロナの影響を含む世界情勢により、このテレワークの必要性が強く叫ばれています。
実際この記事を書いている時点(2020年4月現在)は新型コロナの影響によって、テレワークの導入を実施している会社も多いです。
しかし、テレワークにはメリットもある反面デメリットや課題も多くあり、仕事管理の難しさやセキュリティ上の問題、システムの未整備などから導入や運用に苦戦している企業も多くあります。
そこで今回は中小企業向けに、テレワーク導入に関して以下のような内容をお話しさせていただきます。
- 企業にとってのテレワークとは？
- 中小企業におけるテレワークのメリット、デメリット
- テレワーク導入の手順
- テレワーク導入に使える便利なツール
- テレワークを導入している企業の事例
- テレワーク導入でもらえる補助金、助成金
テレワークは今後、さらに需要が高まってくるであろう働き方です。
この機会に、あなたの会社でもテレワークができる状態を作り上げておきましょう。
企業にとってのテレワークとは?
冒頭でもお話ししたとおりテレワークは、場所や時間に縛られずに仕事をすることという定義の言葉です。
テレワークというと「社員が在宅で仕事をすること」をイメージする人も多いですが、実際はその限りではありません。
たとえば総務省が定義する雇用におけるテレワークには、以下のように3つの種類があります。
| 在宅勤務 | 自宅でのテレワーク |
| モバイルワーク | 営業活動など、外出先で業務を行うテレワーク |
| サテライトオフィス勤務 | 本来の勤務先以外のオフィスで行うテレワーク |
(参考:総務省_企業におけるテレワーク利用)
このように、働く場所は自宅に限られていないということですね。
テレワークに総じて言えるのは、仕事ができる場所や時間を従来のオフィスから広げ、業務の自由度を上げるということなのです。
実際、会社には行くものの直接人と会う必要性はほとんどなく、メールや電話でコミュニケーションが取れれば十分に業務を遂行できる、という仕事は数多くあります。
もしくは外出先で仕事をした方が効率的であるという営業も多くいるため、その営業が外出先でできる仕事を増やせば、その分オフィスに帰ってくる手間を省くことも可能です。
このようにテレワークとは、より効率的に業務を遂行できるように場所や時間に囚われない柔軟な働き方をすること全般をいうわけですね。
テレワークは企業にどれくらい導入されている？
総務省によれば、2019年のテレワーク導入率は19.1％ということでした。
テレワーク導入率は以下のグラフのように、上下しながらも年々上昇傾向にあります。
(画像引用：総務省_テレワークの導入やその効果に関する調査結果)
ただし、テレワークの導入率は企業規模にも左右され、規模が大きければ大きいほどテレワーク導入率が上がるという傾向もあります。
それぞれの規模ごとによる導入率は以下のとおりです。
(画像引用：総務省_テレワークの導入やその効果に関する調査結果)
このグラフを確認すると、私たち中小企業のテレワーク導入率は20％未満であると判断することができます。
逆を言えば、8割以上の中小企業がテレワークを導入できていないということです。
ただし、2020年以降はこの数字が激変する可能性があります。
というのも新型コロナの影響により、テレワークの必要性が急激に上がっているからです。
それこそ数年後には、「テレワークを導入していない企業は時代遅れだ」と言われる時代が来るかもしれません。
そういう意味では、テレワークの導入率は中小企業であっても今後どんどん上がっていく、と思っておいた方が良いかもしれないですね。
テレワークとリモートワークの違い
テレワークとリモートワークの違いについてですが、正直なところ双方に大きな違いはありません。
それでもあえて違いを述べるとすれば、ICT(情報通信技術)を利用しているいないか、という区別があります。
ICT(情報通信技術)とは、パソコンやスマートフォンなどによる情報処理や通信技術のことです。
そして、これらの技術を活用して遠隔業務を行うことをテレワークといいます。
一方リモートワークは、ICT(情報通信技術)の有無にかかわらず、遠隔で業務を行うこと全般を表す言葉です。
ただ現在で言えば、遠隔業務を行うさいはほぼ必ずと言っていいほどICT(情報通信技術)を利用することになります。
そういう意味ではやはり、双方に大きな違いはないという認識で問題はないでしょう。
中小企業におけるテレワーク導入の5つのメリット(導入すべき理由)
中小企業がテレワークを導入すべき理由、つまりメリットには以下の5つがあります。
- 人材獲得の面でプラスに働く
- 会社の固定コストを削減できる
- 出社が困難な社員でも仕事を継続できる
- 補助金、助成金を受け取れる
- 事業継続性が向上する
それでは1つずつ、詳しく解説をしていきましょう。
テレワーク導入のメリット1.
人材獲得の面でプラスに働く
テレワークを導入すれば、人材獲得の面でプラスに働きます。
なぜならテレワークの導入によってあるていど働く場所に縛られなくなるため、遠方の人材にアプローチすることができるようになるからです。
たとえば、東京にある会社が地方の優秀な人材を獲得する、といったこともやりやすくなるわけですね。
さらに最近の若者の中には、「家で仕事ができる方が望ましい」と考えている層もいます。
そのためテレワークを導入すれば、人材獲得のアプローチ対象を大きく広げることができるというわけですね。
テレワーク導入のメリット2.
会社の固定コストを削減できる
テレワークを導入すれば、会社運営にかかってくる固定コストを削減することができます。
テレワークを導入すれば会社に出社する人数を減らすことができるため、「社員の交通費」、「会社の光熱費」、「事務所の家賃(広い作業スペースが不要になるため)」などなど、さまざまな費用を削減することができるからです。
実際、テレワークの導入前後で消費電力に以下のような差が生じるというデータもあります。
オフィス自体の電力消費量は一人当たり43％削減可能
オフィス・家庭全体で電力消費量は、一人当たり14％削減可能
(引用：一般社団法人日本テレワーク協会)
このようにテレワークを導入すれば、コスト削減効果も望めるということですね。
テレワーク導入のメリット3.
出社が困難な社員でも仕事を継続できる
テレワークを導入すれば、出社が困難な社員でも仕事を継続できるようになります。
たとえば育児、介護、病気、といった事情がある人でも、仕事をすることができるようになるのです。
会社側としては社員が長期的に休暇を取るリスクを軽減し、離職率も下げることができます。
さらに社員側にとっても、介護などによる望まぬ退職を防ぐことができるわけです。
もちろん出社できないということはそれだけの理由があるということなので、無理をさせることはできません。
しかし上手く調整することができれば、会社、社員の双方にとって良いやり方が見つかるはずです。
テレワーク導入のメリット4.
補助金、助成金を受け取れる
国がテレワークを推奨しているため、国や地方公共団体によるさまざまな補助金制度が設けられています。
この補助金制度を利用すれば、コストを抑えつつテレワークの導入ができるというわけですね。
補助金、助成金についてはこの記事内の「テレワーク導入でもらえる補助金、助成金」で後述していきますので、このまま読み進めていただければと思います。
テレワーク導入のメリット5.
事業継続性が向上する
テレワークを導入すれば、非常時などの事業継続性が向上します。
なぜならテレワークを導入するということは、仕事ができる条件を広げることに繋がるからです。
たとえば、自宅で仕事ができれば大雪で電車が止まった場合でも問題なく仕事ができますし、この記事を書いている時点(2020年4月)で世を賑わせている新型コロナウィルス流行のような非常事態でも事業を継続させやすくなります。
この事業継続性というのも、テレワーク導入における大きなメリットの1つです。
中小企業におけるテレワーク導入の5つのデメリット(導入時の課題)
テレワークの導入にはメリットも多くありますが、それに伴う課題、つまりデメリットも存在しています。
たとえばテレワーク導入には、以下のような問題点もあるのです。
- 導入のためにはコストがかかる
- 労働実態の把握が難しい
- 生産性が下がる恐れがある
- セキュリティ上の問題がある
- 組織力が低下する
これらを見てとくに言えるのが、テレワークではやはりマネジメント面での問題が出てきやすいということですね。
それでは、1つずつ解説していきましょう。
テレワーク導入のデメリット1.
導入のためにはコストがかかる
テレワークを導入するためには、時間、労力、資金といったコストがかかってきます。
たとえば社員に対して作業用ノートパソコンの貸し付けが必要になったり、テレワークに必要な環境やルールの整備に労力がかかったりするわけです。
実際、この記事を書いている時点(2020年4月)で世を賑わせている新型コロナウイルスに対応してテレワークを導入しようとしている企業は、緊急性を求められてるために大変苦労をしています。
そのためテレワークは、できるだけしっかりと時間をかけ、計画性と余裕を持って導入するべきであると言えるでしょう。
テレワーク導入のデメリット2.
労働実態の把握が難しい
テレワークの場合、社員が働いている姿を直接見ることができないため、労働実態を把握することが難しいといった課題があります。
テレワークでは基本的に成果物で評価を行うことになるのですが、たとえば能力の高い社員が仕事をサボりながらそこそこの成果物を出してくるパターンや、不器用な社員が時間をかけても成果物の質が低くなってしまうパターンもあるわけです。
この場合に成果物だけで評価をしてしまうと、能力の高い社員が上手にサボってしまっていたり、不器用な社員の成長を妨げることになってしまったりします。
ただ実は、実際にテレワークを導入している企業では、成果物やチャットツールでの反応から逆にサボりが可視化されるという意見もあります。
そういう意味では、マネジメントのやり方やルール、システムによって、この課題は解決できるということですね。
テレワーク導入のデメリット3.
生産性が下がる恐れがある
テレワークを実施する場合、生産性が下がってしまう恐れがあります。
なぜならテレワークでは、上司や同僚の目が届かないところで仕事をすることになるため、社員の緊張感が緩んでしまうからです。
また在宅作業の場合、ずっと家にいるために気持ちが切り替わらずに仕事に集中できない、という社員も出てくるでしょう。
そこで1つの対策として、朝の決まった時間にビデオ通話をするといった方法があります。
社員数の少ない会社なら社長自らが、社員数の多い会社では直属の上司が、5分でも良いので社員にビデオ通話をかけるようにしてみてください。
すると社員はその5分のために身だしなみを整えなくてはならなくなるため、気持ちの切り替えができるようになります。
テレワークによって生産性が下がった、という場合にはぜひ試してみると良いでしょう。
テレワーク導入のデメリット4.
セキュリティ上の問題がある
テレワークではオフィス以外の場所で仕事をするため、セキュリティ上での問題が起こりやすいという課題があります。
とくに社外秘の情報をどのように取り扱うかという面では、きっちりとルール、システムを構築しておかなければいけません。
少なくともPCやネット環境のセキュリティ対策は会社の方でしっかりと確認をしておくべきですね。
情報の取り扱いは企業の信頼にもかかわってくる重要な要素なので、しっかりと対策を練っておきましょう。
テレワーク導入のデメリット5.
組織力が低下する
テレワークで社員同士が顔を合わせる機会が減少してしまえば、組織力が低下してしまうという懸念もあります。
たとえば上司が部下の様子を見てフォローをしたり、部下が上司に悩みを相談したり、といったことがやりにくくなってしまうのです。
実際、良いか悪いかは別にして、飲み会や喫煙室での会話が上司との重要なコミュニケーションの場になっているという会社もあります。
そういったコミュニケーションを絶やさないためにも、無料で使えるネット通話を繋ぎながら仕事をする時間を作るなど、対策を練っておくと良いですね。
テレワークを導入する手順
テレワークを導入するためには、以下のような手順がおすすめです。
- テレワーク導入の概要を明確にする
- テレワーク導入の計画を立てる
- テレワークの環境を整備する
- 社員への説明、研修を行う
- テレワークの実施、改善を繰り返す
それでは1つずつ、やり方について解説していきましょう。
テレワーク導入の手順1.
テレワーク導入の概要を明確にする
テレワーク導入のためには、まずはその概要を明確にしなければいけません。
具体的には、以下のようなことをする必要があります。
- テレワーク導入の目的を明確化する
- 対象範囲を大まかに決める(対象者、対象業務、対象頻度、対象場所など)
- 現状を把握する(就業規則、業務上必要な申請や承認、セキュリティルール、勤怠管理方法、業務管理方法など)
まずはこれらの事項を把握し、どのようにテレワーク導入を進めていけば良いかを確認します。
テレワーク導入の手順2.
テレワーク導入の詳細な計画を立てる
テレワーク導入の目的や対象範囲が明確になったら、担当者を任命し、詳細な計画を立てていきます。
たとえば、以下のようなことをしなければいけません。
- テレワーク導入の担当者を決定する
- テレワーク導入に使う予算を試算する
- テレワーク導入のスケジュールを立てる
とくにテレワークのスケジュールには、以下のようなものを盛り込んでください。
- プロジェクト計画書の作成
- 制度、ルールの確認、改定
- システムや環境の構築
- 社員への研修
- テレワークの実施
- テレワークの検証、改善
これらを明確にしておけば、実際にテレワーク導入に向けて動き出せるはずです。
テレワーク導入の手順3.
テレワークの環境を整備する
計画が整ったら、実際にテレワークが実施できる環境を整備していきます。
たとえな以下のようなものですね。
- 就業規則の改定
- テレワークにかかわるルールの規定
- 業務プロセスの設定
- 必要な備品、ツールの選定、導入
- テレワークにおける評価基準の規定
これらを整備するときにとくに注意しなければいけないのがセキュリティにかかわる問題です。
どのようなルールを設け、どのようなツールを使えばセキュリティ上の問題の解決ができるのかを考えましょう。
テレワーク導入の手順4.
社員への説明、研修を行う
テレワーク導入のための環境が整ったら、社員への説明や研修を行います。
研修内容としては、最低限以下のような内容を取り入れてください。
- 目的や必要性
- ルールや就業規則
- ツールの操作方法や業務の進め方
- 管理者向けの教育
このさい、テレワークをやる対象者だけでなく、社内勤務者に対しても説明を行い、双方に共通の認識を持っておいてもらわなければいけないということも意識しておきましょう。
テレワーク導入の手順5.
テレワークの実施、改善を繰り返す
環境の整備、社員への教育が終わったら、実際にテレワークを実施し、評価をして改善を行っていきます。
実施期間については3ヶ月～6ヶ月くらいを目安にし、その段階で問題点の洗い出しや社員へのアンケートを取ると良いでしょう。
中小企業でも使える！テレワーク導入に便利なツール
ここからはテレワークを導入するさいに便利なツールを紹介していきます。
- Zoomミーティング
- Chatwork(チャットワーク)
- IEYASU
とくに上記の3つに関しては便利で、多くの企業がテレワークのためには必要なものとして導入をしています。
それでは1つずつ解説していきましょう。
テレワーク導入に便利なツール1.
Zoomミーティング
(画像引用：Zoomミーティング公式HP)
「Zoomミーティング」は、多くの企業が実際に使っているビデオ会議ツールです。
最大1000人のビデオ参加者に対応でき、通話もクリアに行うことができます。
料金についてもリーズナブルなため、非常に導入しやすいです。
- パーソナルミーティング：無料
- プロ(小規模チーム向け)：2,000円/月
- ビジネス(中小企業向け)：2,700円/月
- 企業(大企業向け)：2,700円/月
テレワークで上手くコミュニケーションを取るためにも、ぜひ活用してみてください。
テレワーク導入に便利なツール2.
Chatwork(チャットワーク)
(画像引用：Chatwork公式HP)
「Chatwork(チャットワーク)」はビジネスで幅広く使えるチャットツールです。
1対1でもグループでも使うことができ、情報交換やファイルの送付など、さまざまな場面で活用できます。
料金についても以下のように非常にリーズナブルです。
- フリー：無料
- パーソナル(個人ビジネス向け)：400円/月
- ビジネス(組織向け)：600円/月
- エンタープライズ(より管理機能を強化)：960円/月
メールに比べて情報のやりとりが非常にやりやすいので、ぜひ導入を考えてみてください。
テレワーク導入に便利なツール3.
IEYASU(イエヤス)
(画像引用：IEYASU公式HP)
「IEYASU(イエヤス)」はベンチャー企業向けに開発された勤務管理のツールです。
ベンチャー企業にとって非常に使いやすいツールに仕上がっているため、中小規模の企業にとってはとくに使いやすいと感じるでしょう。
ツールの料金については以下のとおりです。
- フリー(社員数の制限なし) ：無料
- ベーシックS(社員数39名まで)：3,800円/月(税抜)
- ベーシックM(社員数149名まで)：9,800円/月(税抜)
- エンタープライズS(社員数499名まで)：29,800円/月(税抜)
- エンタープライズM(社員数999名まで)：59,800円/月(税抜)
一部機能制限と勤怠管理データの保存期間が1年に限られますが、人数制限のないフリープランも用意されています。
契約後にグレードアップをすることもできるので、一定期間、試用してみるのも良いでしょう。
実際にテレワークを導入している企業の事例
ここからは実際にテレワークを導入している企業の事例を紹介していきます。
- 株式会社NTTドコモ
- 株式会社ウチダシステムズ
テレワーク導入の成功モデルとして、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークを導入している企業の事例1.
株式会社NTTドコモ
(画像引用：NTTドコモ公式HP)
NTTドコモといえば、知らない人はいないと言っても過言ではない携帯大手キャリアです。
ドコモはワーク・ライフ・バランスの推進、向上を目的として、テレワークの導入を行いました。
その結果、以下のような効果があったそうです。
- 社員のワークバランスが向上した
- 管理職を目指す女性社員が増えた
- 時間外労働が減った
ドコモでは、一人で業務を行える従業員(原則勤続5年以上)にのみ絞ってテレワークを導入したり、シンクライアント端末(必要最小限の機能だけ持った端末でサーバー側にアクセスして処理を行う)を活用することでセキュリティリスクを回避したりといった工夫をしていました。
その結果、当初の目的であったワーク・ライフ・バランスの推進、向上を達成することができたのです。
テレワークを導入している企業の事例2.
株式会社ウチダシステムズ
(画像引用：株式会社ウチダシステムズ)
株式会社ウチダシステムズは、生産性の向上を目的としてテレワークを導入しました。
株式会社ウチダシステムズではテレワークの実践前に業務の洗い出しを行い、テレワークに適した業務を明確にしたといいます。
また、チャットツールを活用し、積極的な情報交換を促したのだそうです。
その結果株式会社ウチダシステムズは、とくに問題となっていた営業の移動時間について、サテライトオフィスを活用することで大幅に短縮することに成功しました。
サテライトオフィスでの業務を可能としたことで、営業がわざわざ会社に帰ってくる手間をなくすことができたのです。
このようにテレワークには、在宅勤務以外においてもメリットがあるということですね。
テレワーク導入でもらえる補助金、助成金
テレワーク導入にさいしては、国や自治体が実施している補助金、助成金を受け取れる可能性があります。
たとえば以下のようなものは受け取れる可能性が高いです。
- 働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)
- IT導入補助金
それぞれ詳しく解説していきましょう。
テレワーク導入でもらえる補助金、助成金1.
働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)
「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」は、厚生労働省が実施している助成金です。
在宅またはサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主が対象となります。
支給対象となる取組の実施に要した経費を、その目標の達成状況に応じて以下のような割合、上限で受け取ることが可能です。
- 達成……3/4(上限１人当たり20万円、１企業当たり150万円)
- 未達成……1/2(上限１人当たり10万円、１企業当たり100万円)
詳しい条件、金額については、厚生労働省のHPを参考にしてください。
テレワーク導入でもらえる補助金、助成金2.
IT導入補助金
「IT導入補助金」は、中小企業・小規模事業者などがITツールを導入するさいに、経費の一部を補助してもらえる補助金です。
テレワークにかかわるITツールの導入に対して、費用の1/2(上限450万円)を受け取れる可能性があります。
詳しい条件、金額については、中小企業基盤整備機構のHPを参考にしてください。
【まとめ】中小企業でもテレワーク導入は十分に可能
今回は中小企業のテレワーク導入についてお話をさせていただきました。
結論から言えば、中小企業でもテレワークの導入は十分に可能です。
テレワークを導入するにはいくつかの課題がありますが、それに見合ったメリットも多くあります。
とくに今後はテレワークに対する需要も高まると予測ができるため、可能であればあなたの企業でもぜひ検討してみてください。
あとはテレワーク導入で業務の見直しを行う場合は、同時に利益率についての見直しもすることをおすすめしておきます。
というのも利益率が低いということは、必要な利益をあげるためにそれだけ社員の労力を浪費してしまっている可能性が高いからです。
記事内でも説明しましたがテレワーク導入にはそれなりの時間、労力がかかってくるため、社員に余力がなければそれだけ導入は難しくなってしまいます。
だからこそ利益率を上げ、テレワーク導入を始めとした業務改善に労力を割けるような体制を作り上げるべきなのです。
とくにチェックしてほしいのが、商品の価格についてです。
日本の中小企業には、安すぎる価格設定をしているせいで十分な利益を取れていない会社が非常に多くあります。
そして実際、利益率が低い会社の社長や社員は、必要な利益をあげるためにギリギリの状態で長時間勤務をしていることが多いのです。
だからこそ商品価格を適正値に戻し、十分な利益率を確保する必要があるというわけですね。
テレワーク導入は、今後多くの企業に求められるであろうものです。
ぜひあなたの会社でも、導入を検討してみてください。
