具体例で学ぶ!PDCAサイクルを回す正しい方法と注意点とは?

今回はビジネスマンなら誰しもが聞いたことがあるであろう「PDCAサイクル」についてお話をしていきます。

PDCAサイクルとは、ビジネスや教育、スポーツといったさまざまな場面で使うことができる「改善」のためのフレームワークです。

「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」という4つのフェーズを繰り返し回すことで、生産性や品質を継続的に改善していくことができます。

そしてビジネスの世界では、「成功するかしないかのカギを握るのはPDCAサイクルを回すスピードである」とさえ言われるほど重要視されているものなのです。

そこで今回はPDCAサイクルについて、以下のようなことを説明していきます。

• PDCAサイクルを回すメリット
• PDCAサイクルの詳しい意味
• PDCAサイクルを回す正しい方法
• PDCAサイクルの成功例と失敗例

もしかするとあなたはPDCAサイクルについてすでに知っているかもしれませんが、それでもぜひ今回の記事には目を通してみてください。

PDCAサイクルの正しい回し方をわかりやすく解説しますので、ビジネスが成長するスピードをさらに早めることができるはずです。

PDCAサイクルを回すメリット

そもそもなぜPDCAサイクルがビジネスの世界で重要視されているのかというと、以下のようなメリットがあるからです。

• 低コストでプロジェクトのテストができる
• やらなければいけないタスクを可視化することができる
• 改善のスピードを上げることができる

まずPDCAサイクルを回せば、低コストでプロジェクトの成否を確認することができます。

つまり、プロジェクトの良い点や問題点をいち早く抜き出すことができるということです。

そして問題点が浮き彫りになれば、やらなければいけないタスクを明確化することにも繋がります。

やるべきことが定まれば、その分時間や労力をタスク処理の方に集中させることもできるのです。

さらにやらなければいけないタスクが明確化するということは、プロジェクトの改善スピードが劇的に上がるということを意味しています。

タスク処理に集中できるため、それだけ改善作業に移るまでのスピードが早くなるわけですね。

そして改善が終わればまたその成否を確認する作業を行い、新たな問題点を見つけ出してタスクを明確化し、実際に改善作業を行う、といった繰り返しの形になるわけです。

このようにPDCAは、早く回せば回すほど業務の改善速度が向上し、成功を掴むことに繋がります。

だからこそPDCAサイクルを回す速度は、そのままビジネスの明暗を分ける要因になり得るというわけですね。

PDCAサイクルの詳しい意味

冒頭でPDCAサイクルはまざまな場面で使うことができる改善のためのフレームワークであると説明しましたが、ここからさらに詳しく意味の解説をしていきます。

まずPDCAサイクルでは、以下のように4つのフェーズが定義されています。

流れで説明すると、まず業務計画を立て、その業務を実際に行動に移します。

その業務が当初の計画どおりに進んでいるかをチェックし、問題点があればその改善を行い、改訂版の業務計画を立てます。

そして改訂版の業務計画を再度実行に移し、チェックをして問題点を探し出して改善をするのです。

あとは計画どおりに業務が進むまでこのサイクルを繰り返します。

この一連の流れがPDCAサイクルです。

この説明からもわかるとおり、PDCAサイクルは1度だけ回して完了するようなものではありません。

何度も繰り返し、どんどんと改善を進めていくのがPDCAサイクルの基本なのです。

PDCAサイクルの類語

ここからは少し補足的な説明として、PDCAサイクルの類語を紹介していきます。

中には「PDCAサイクルはもう古い」と言って類語の方を推奨する人もいますが、必ずしもそうであるとは限りません。

というのもこれから紹介する類語は、PDCAサイクルと使い分けるか、もしくは併用することで効果を発揮するものだからです。

PDCAサイクルの類語としては、以下のようなものがあります。

• PDSAサイクル
• SDCAサイクル
• OODAループ

それぞれの意味は以下のとおりです。

PDSAサイクル

PDSAサイクルは、品質管理の父といわれるW.エドワーズ・デミング氏がPDCAサイクルの代わりになるとして使用していた言葉です。

計画(plan) → 実行(do) → 評価(study) → 改善(act)という順番でサイクルを回します。

PDCAとほぼ同じ内容で、違いとしては評価が「Check」から「study」に変更されているだけです。

これは評価の段階をただのチェックで終わらせるのではなく、研究までする必要があるという意味で変更されています。

SDCAサイクル

SDCAサイクルは、PDCAサイクルの最初を標準化(Standardize)に変えた手法です。

標準化(Standardize) → 実行(do) → 評価(study) → 改善(act)という順番でサイクルを回します。

標準化(Standardize)は、誰でもできるマニュアル的な仕組みのことです。

つまりSDCAサイクルは、仕組みに対してPDCAサイクルを回すようなイメージだということですね。

SDCAサイクルはPDCAサイクルと併用して回すことで効果を発揮します。

あなたのビジネスでもぜひうまく活用してみてください。

OODAループ

OODAループはアメリカ空軍のジョン・ボイド大佐が提唱した意思決定プロセスを理論化したもので、ビジネスや政治の世界でも通用すると言われています。

観察(Observe) → 情勢への適応(Orient) → 意思決定(Decide) → 行動(Act) というのが一連の流れです。

まず観察(Observe)の段階で市場を観察し、情報収集を行います。

次に情勢への適応(Orient)は、収集した情報を基に仮説の構築を行う段階です。

仮説が立てられたら、意思決定(Decide)を行います。

そして最後に意思決定したことを実際に行動(Act)に移すことで1セットが完了するといった形です。

この一連の流れが終わったら再度観察(Observe)に戻り、OODAループを始めてください。

PDCAサイクルが改善のためのフレームワークであるのに対し、OODAループは意思決定を行うためのフレームワークです。

PDCA目的のサイクルとは目的の違う手法なので、うまく使い分けたり併用したりすることで効果を発揮することができます。

【具体例付き】PDCAサイクルを回す正しい方法

ここからは、PDCAサイクルを実際に回す正しい方法をお伝えしていきます。

PDCAをうまく回すには、以下のポイントが重要です。

• 目的や目標を明確にしておくこと
• 進捗状況を定期的に確認すること
• PDCAサイクルを途中で止めないこと
• こだわり過ぎないこと

まず大前提として、PDCAサイクルを回す目的や目標はしっかりと明確にしておく必要があります。

目標や目的がブレてしまうとPDCAサイクルもうまく回らなくなってしまうの注意してください。

そして次のポイントが、PDCAサイクルの進捗を定期的にチェックしておくということです。

これを怠ると、PDCAサイクルが止まってしまったり、方向性がブレてしまったりします。

またチェックをするさいには、次の改善案まで考えるようにしておくと良いです。

そうすることによって、PDCAサイクルがよりうまく回るようになるでしょう。

そしてもう1つのポイントが、PDCAサイクルを途中で止めてしまわないということです。

PDCAサイクルを何回も回せば、徐々に改善は進んでいきます。

しかし目標に達するまでに止めてしまうと、せっかくうまくいっていた改善が中途半端に終わってしまうのです。

PDCAサイクルは「何回回すか」が重要なのではなく、「目標に達するまで継続的に回し続ける」ことこそが重要なのだと認識しておきましょう。

ただし、そのためには1つ1つのフェーズにこだわり過ぎないということも理解しておく必要があります。

とくに多い失敗が、Plan(計画)の段階でこだわり過ぎてしまい、なかなかDo(実行)のフェーズに移行できないというパターンです。

しかし、実際はいくら考えてみてもやってみなくてはわからないことは数多く存在しています。

だからこそPDCAサイクルにはDo(実行)というフェーズが存在していて、そのあとに評価と改善を行うわけですからね。

PDCAサイクルに重要なのは、とにかく素早く、何回も回すことです。

もちろん1つ1つのフェーズでしっかり考えることは重要ですが、まだまだ改善途中なのだということを念頭におき、くれぐれも動きを止めてしまわないように注意してください。

以上がPDCAサイクルを正しく回すためのポイントです。

これらのポイントを押さえておけば、より効率的な改善が実現するでしょう。

それでは次に、PDCAサイクルの成功例と失敗例を紹介していきます。

具体例から正しいPDCAを理解してください。

PDCAサイクルを回して成功した具体例

PDCAサイクルの成功例としては、以下のようなものがあります。

• ある企業が運営するWebサイト
• 受注件数を増やすことに成功した営業マン

それでは1つずつ、詳細を説明していきましょう。

PDCAサイクルの成功例1.
ある企業が運営するWebサイト

ある企業が、自社が運営するWebサイトのアクセスを伸ばすためにPDCAサイクルを回し、見事目標としていた月間PVを達成しました。

この企業の成功要因としては、行動の早さと情報収集の徹底が挙げられます。

Webサイトのアクセスの場合、行動を起こせば比較的早い段階で答えが数字として返ってきます。

とくにSEO(検索上位を狙う方法)なら、修正をした翌日には検索順位が変動しているということも少なくありません。

そのため企業は、改善策が生まれたらすぐに計画をして行動に移す、といった形で素早い対応を行っていたのです。

つまり、PDCAを回すスピードが非常に早かったわけですね。

さらにその企業はPDCAサイクルを回すのと並行して、情報収集や新しい知識に関する勉強にも力を入れていました。

そのためCheck(評価)、Action(改善)のフェーズをよりスムーズに進めることができたのです。

PDCAサイクルの成功例2.
受注件数を増やすことに成功した営業マン

ある営業マンが自分の受注件数を増やすためにPDCAサイクルを回しました。

その結果、見事に目標としていた受注件数を達成することに成功したのです。

この営業マンが成功した要因は、現状と目標をしっかり明確化し、そのギャップを認識できていたことにあります。

ギャップがはっきりしているからこそ何が足りないのかが明確になり、PDCAサイクルの方向性が定まっていたのです。

PDCAサイクルの方向性にブレがなければ、その分素早く、確実にPDCAサイクルを回すことができるようになります。

このようにPDCAサイクルを回すなら、目標や目的については明確になっていなければいけません。

そのうえで現状をしっかりと把握できていれば、PDCAサイクルはかなり回しやすくなるはずです。

【注意】PDCAサイクルを回して失敗した具体例

PDCAサイクルで失敗してしまった例としては、以下のようなものがあります。

• PDCAサイクルのバランスが崩れてしまっていた個人事業主
• 計画にこだわり過ぎてなかなかPDCAサイクルを回せなかった社長

それでは、1つずつ紹介していきます。

PDCAサイクルの失敗例1.
PDCAサイクルのバランスが崩れてしまっていた個人事業主

ある個人事業主の話なのですが、彼の場合はPDCAサイクルのバランスが崩れていたために、ビジネスの改善がうまくいっていませんでした。

どういうことかというと、とにかく行動、行動で、そのほかの部分がおろそかになっていたのです。

そのためなかなか改善が進まず、効率の悪いやり方で行動をし続けてしまったというわけですね。

確かにPDCAサイクルは素早く回すことが重要ですが、だからといって1つ1つのフェーズをおろそかにして良いということではありません。

今回の例の場合は、Do(実行)のフェーズにばかり目が向いてしまい、そのほかのフェーズが不十分だったということです。

PDCAサイクルは各フェーズのバランスを取って行うからこそ正しく回すことができるのだと覚えておいてください。

PDCAサイクルの失敗例1.
計画にこだわり過ぎてなかなかPDCAサイクルを回せなかった社長

ある中小企業の社長は、PDCAサイクルを回すさいにPlan(計画)にこだわり過ぎるという失敗をしていました。

そのためなかなかDo(実行)のフェーズに移行することができず、改善スピードが大幅に落ちてしまっていたのです。

PDCAサイクルでは、確かに計画をしっかり練ることも重要です。

しかし、それだけでは改善がなかなか進みません。

仮に計画の段階で失敗していたとしても、それを改善できるのがPDCAサイクルです。

PDCAサイクルを効率的に回すなら、フットワークは軽くしておく必要があるということを覚えておきましょう。

【まとめ】PDCAサイクルを回す早さがビジネスの成長速度に繋がる

今回はPDCAサイクルについてお話をしてきました。

PDCAサイクルを回す早さは、そのままビジネスの成長速度に比例します。

だからこそ今回の記事を参考にして、素早く正しいPDCAサイクルを回せるようにしておいてください。

ちなみに今回紹介したPDCAサイクルですが、実は利益率の向上にも使うことができます。

どういうことかというと、少しずつ状況を改善していくことで、段階的に商品価格を上げることができるのです。

実際にある治療院では、段階的に価格を上げていくことで、最終的に単価を20倍にまでした事例も存在しています。

PDCAサイクルはありとあらゆる場面で回すことが可能です。

そしてそのうちの1つが、お客さんへの対応であったり価格設定であったりするというわけですね。

とくに中小規模のビジネスにとって、利益率は非常に大きな意味を持ちます。

PDCAサイクルは、ビジネスを成長させていくうえで非常に効果的な手法です。

正しく、それでいてできるだけ早く回すことを心掛け、ビジネスをどんどんと改善していきましょう。