鷲津晴人
今回は緊急事態において必要となる「コンティンジェンシープラン」についてお話をしていきます。
緊急事態が起きたとき、あなたが社長であるならば責任を持って適切な行動を取らなければいけません。
たとえば地震や台風、テロなどの影響で会社や出張先の社員の身に被害が降りかかったときですね。(2011年の東日本大震災や2020年の新型コロナウィルス騒動など)
しかし、いざ災害やテロなどの緊急事態が起きたときに行動指針が決まっていなければ、あなた自身が判断に迷ってしまうだけでなく、社員もどうして良いかわからなくなってしまいます。
そこで策定しておくと良いのが今回お話しするコンティンジェンシープランです。
基本的には金融業界や公的な機関、もしくはIT企業に求められることが多いものですが、中小企業でも自社なりの対応を先に決めておけば、いざというときに冷静が対応ができるようになります。
今回はコンティンジェンシープランについてその意味や目的、策定方法を解説していきますので、自社の社員やお客さんを守るためにも、ぜひ参考にしてみてください。
コンティンジェンシープランの意味と目的とは
コンティンジェンシープランとは、災害やテロなどの不測の事態が起こったときに被害を最小限に抑えるための対応策を事前に決めておくことです。
コンチプランと略されることもあり、このコンティンジェンシープランを設定しておくことで、緊急事態が起こった場合でもダメージを最小限に抑えることができます。
冒頭でもお話ししたとおり、金融業界や政府の公的機関、もしくはシステム移行などを行うIT企業に強く求められるものですが、中小企業でも考えておくに越したことはありません。
とくに社員が海外に出張することが多い場合は、基本的に日本より治安が悪い国に行くことが多いと思われるので、コンティンジェンシープランを考えておくことで万が一の事態に備えられます。
コンティンジェンシープランを考えておけば社員も社長であるあなたも、緊急事態時に冷静な行動を取れるようになるのです。
コンティンジェンシープランで想定すべきリスク
コンティンジェンシープランでは、主に以下のようなリスクを想定して策定を行います。
- 災害(地震、火災、水害など)
- テロ(破壊行為、ハッキングなど)
- 各業務における緊急事態(予期せぬシステム障害、事故など)
そのほか、自社で起こり得るインパクトの大きなリスクがある場合は、コンティンジェンシープランを策定するときに想定しておくべきでしょう。
コンティンジェンシープランとBCPの違い
コンティンジェンシープランとよく混同されるのがBCP(事業継続計画)です。
それぞれの違いは以下のようになります。
| コンティンジェンシープラン (Contingency Plan) |
緊急事態が起こったときに被害を抑えるためのプラン |
| BCP(事業継続計画) | 緊急事態が起こったときに事業を継続するために策定するプラン |
たとえば災害が起こったときに社員や顧客を守るために策定するのがコンティンジェンシープラン、緊急時でも会社や事業を潰してしまわないために策定するのがBCPであるということですね。
コンティンジェンシープランの策定方法
コンティンジェンシープランを策定するためには、以下のような手順を踏むのがおすすめです。
- 目的や基本方針を決定する
- 考え得るリスクを調査、評価する
- 緊急時の対策を設定する
- 社員やお客さんへの周知を行う
- 訓練と改善を行う
この手順を踏めば、あなたの会社に必要なコンティンジェンシープランを組むことができます。
それでは、1つずつ詳しいやり方を解説していきましょう。
策定手順1.
目的や基本方針を決定する
コンティンジェンシープランを策定するためにまずやるべきなのは、プランの目的や基本的な方針を決定することです。
言い方を変えると、どのようなリスクに対して備えたいかを明確にするということですね。
おおまかにどのようなリスクを対象として、誰を守るためにコンティンジェンシープランを策定するのか、といった方針を決めていきましょう。
策定手順2.
考え得るリスクを調査、評価する
コンティンジェンシープランを策定するためには、リスクの調査や評価をしておく必要があります。
目的や基本方針に対し、どのようなリスクが考えられるかを大小関係なく列挙してください。
そしてそれらのリスクを発生確率、影響度、リスクを排除するために必要なコスト、といった観点から評価していきましょう。
また外的要因か内的要因か、予想外の被害が出やすいかどうか(被害の出方が予想しやすいか、予想しにくいか)、という観点も持つと良いですね。
策定手順3.
緊急時の対策を設定する
リスクの調査、評価が終わってまとまったら、それぞれの緊急時に必要な対策を設定していきます。
緊急事態が起こったときにどのような行動をするのかを実際に決める工程です。
- 緊急時の責任の所在
- 緊急時の体制
- リスクシナリオの設定
- 緊急時の連絡網
- 緊急時に使える代替のリソース
- そのほか、緊急時に各々が取るべき行動
これらを、緊急時に迷わないように、できるだけ具体的に文章化する必要があります。
策定手順4.
社員やお客さんへの周知を行う
緊急時の対策については、社員や、場合によってはお客さんへの周知を行う必要性があります。
実際、軽く告知しただけではコンティンジェンシープランが上手く機能せず、緊急時に社員やお客さんが右往左往してしまう可能性の方が高いです。
緊急時にしっかりと対応してもらうためには、マニュアルを作成しておき、事前に配布しておきましょう。
そうすればパニックになったときでも冷静にマニュアルを確認しながら行動することができるはずです。
策定手順5.
訓練と改善を行う
コンティンジェンシープランを策定したら訓練を行い、改善点を洗い出すようにしましょう。
コンティンジェンシープランを策定するだけは、机上の空論になってしまう可能性があります。
だからこそ1度確認してみて、足りない部分や想定外な部分を抜き出さないといけないのです。
要は、避難訓練と同じですね。
そのさいには社員などにアンケートを行い、個々人の意見を抜き出すことも忘れずに行ってください。
社長や担当の空想でコンティンジェンシープランを作ってしまうと、実際の緊急事態のときの穴になってしまいます。
コンティンジェンシープランの作成例
ここからはコンティンジェンシープランの作成例について、以下の2つを紹介していきます。
- 東京証券取引所、大阪取引所
- ANA
コンティンジェンシープランが実際にどのようなものなのか、確認してみてください。
コンティンジェンシープランの作成例1.
東京証券取引所、大阪取引所
東京証券取引所および大阪取引所では、以下のような緊急事態に対してコンティンジェンシープランを作成しています。
HP上で公開されているので、ぜひ一度目を通しておいてください。
- 東証市場における売買に係るコンティンジェンシー・プラン
- デリバティブ市場における取引に関するコンティンジェンシー・プラン
- SQに関するコンティンジェンシー・プラン
- 先物・オプション取引に係る取引最終日に関するコンティンジェンシー・プラン
- システム障害に伴う取引代行
大きな金額が動くうえにリスクも高い証券取引を取り扱っているため、きっちりとリスクを分析して、それぞれに対応したコンティンジェンシープランを作成しているのがわかります。
たとえば市場リスクとシステム障害をわけて考えているあたりですね。
このようにさまざまな視点からリスクを抜き出すことができれば、想定外の事態を極力減らすことができます。
コンティンジェンシープランの作成例2.
ANA
航空会社のANA(全日本空輸株式会社)では、「長時間にわたりお客様を機内でお待たせする場合の対策」というお客さんのリスクを軽減するためのコンティンジェンシープランを設定し、公開しています。
- 機内待機が2時間を超えた場合は飲食物を提供する
- 医療行為が必要なお客さんへの対応
- トイレの使用など、お客さんに必要となるサービスを提供
- 少なくとも30分毎にお客さんへの現状アナウンスを行う
参考:ANA_長時間にわたりお客様を機内でお待たせする場合の対策（コンティンジェンシープラン）
など、起こり得る事態に対して対応が細かく決められているのです。
こちらもぜひリンク先に目を通して参考にしてください。
このようにコンティンジェンシープランを設定しておけば、従業員が的確に行動できるようになるだけでなく、お客さんを安心させることにも繋がります。
だからこそANAはコンティンジェンシープランを自社HPで発表し、お客さんに対しても周知させているのでしょう。
【まとめ】万が一に備えてコンティンジェンシープランを考えておきましょう
今回は災害時の対応プランであるコンティンジェンシープランについて解説をさせていただきました。
従業員を雇い、事業を進めていく以上、従業員やお客さんの安全を守ることも社長の役目となります。
そしてそのために考えておくべきなのが、今回のテーマであるコンティンジェンシープランです。
どれだけ優秀な人物でも、災害時に臨機応変な対応を取ることには限界があります。
だからこそ事前にコンティンジェンシープランを作成しておき、備えておくことが重要となるのです。
ただ、中には「日々がギリギリで緊急事態時のことに避ける労力や資金なんてない」という社長もいるかと思います。
そういう場合はそもそも経営のやり方に問題があるので、そちらから解決するべきです。
具体的におすすめなのは、自社のサービスや商品の価格を上げ、利益率をアップさせることですね。
利益率が上がれば、それだけ少ない労力で多くの資金を得ることができます。
そうなれば当然余裕も出てくるはずなので、緊急時のことまで手が回るようになるはずです。
災害や人災による緊急事態は、予測もしていなかったときに突然降りかかってきます。
そういった事態に陥っても大切な従業員やお客さん、そしてあなた自身を守れるように、コンティンジェンシープランを作成しておき、備えておきましょう。
