タスクリストは正しく使ってはじめて生産性がアップする

北岡 秀紀 北岡 秀紀
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

タスクリストを作る。
仕事術の基本中の基本。

でも、タスクリストが必要ということはわかっていても、作っていない人がいます。
タスクリストを作るヒマがあったら、1秒でも長く仕事がしたい、と。

一見、正しそうな気がします。
が、これは間違いです。
毎日15分をタスクリストの作成にあてたとしても、それ以上の時短効果が得られます。

なぜか?
あなたの効率を最も下げる瞬間はタスクを切り替えるときだから。

タスクリストがないときを思い出してください。
ひとつのタスクが完了しました。
次のタスクに切り替えるとき、「次のタスクは何かな?」と考えませんか?

それを考えつつ、スマホを見たり、PCを見たり、スタッフに話しかけたり。
そのうちFacebookやYoutubeに興じてしまったり、雑談に花を咲かせてしまったりしませんか?
これで奪われた時間は15分では済まないはずです。

つまり、タスクリストがない場合、次何をするのか?ということを考える空白時間ができます。
この空白時間にあなたの効率や生産性を著しく落とすことを無意識にやってしまうというわけです。

タスクリストがある場合、何も考えずスムーズに次のタスクに移動できます。
無駄な行動を取らずに済みます。
これだけでも効率と生産性のアップは相当なものです。

だから、タスク管理&To Do リストアプリもだめ

この観点で見れば、タスク管理のソフトやアプリもよろしくないことがわかります。

タスク管理のソフトやアプリを開くときに、否が応でもスマホ・PCの画面を見ることになります。
メールやLINEや着信履歴が表示されます。
これ、気になりますよね?

思わずこれらを処理してしまっているうちに、本来の目的であるタスク管理ソフト・アプリを見るのを忘れてしまうなんてこともあるわけです。

「あれ?なんでスマホ開いたっけ?」という経験、あなたにもあるはずです。

正しいタスクリストの運用方法

では、どうやれば効率的にタスクリストを運用することができるのでしょうか?
私のオススメは毎朝、付箋に書き出すことです。

1付箋1タスクを書き出します。
私が推奨するのは50mm×15mmサイズ。
タスクの横にかかる時間の見積もりを数字で書いておきます。
15分で終わりそうと思ったら「15」と書きます。

下記のような感じ。

タスクは小さく分解する

ちなみにタスクは行動レベルまで小さく分解する必要があります。
具体的には、1タスク50分以下に分解することを推奨しています。

50分仕事をして10分休憩するというリズムを作りやすいからです。
(なぜ50分仕事をして10分休憩するのかについては、
意志の力に関係なく、あなたの望んだ成果を手に入れるための行動を続けられる」をごらんください。)

例えば、プレゼンテーションのスライドをつくるというタスクがあれば
・伝える内容をきめる 30
・伝える順番をきめる 40
・スライドのおおまかなアウトラインをつくる 50
・スライドのデザインテンプレートをきめる 20
・スライドソフト(パワーポイント、キーノートなど)で作成する 100
というような感じに分解します。

この場合「スライドソフト(パワーポイント、キーノートなど)で作成する」が、100分かかるという見積もりになりました。
その場合、例えば、作成1(●ページまで)、作成2(●ページから最後まで)という感じで分解するわけです。

テレアポ30件であれば、
テレアポ1 15件 50分
テレアポ2 15件 50分
というような形でOK。
とにかく50分でできそうな大きさまで小さく分解します。

そのあと、タスクの横に書いた数字を足し算します。
合計時間が今日の労働時間内に収まらない可能性があります。

その場合は、一部のタスクを翌日以降に回します。
付箋ですから、カレンダーや手帳の翌日の欄に移動するのはカンタンです。

これで1日分のタスクを書き出しました。
あとは、このタスクを取り組む順番に並べ替えます。

このタスクを並べ替えたあと、付箋を一番初めにやるものを一番上、最後にやるものを一番下にして重ねます。
こんな感じ。

なぜなら今のタスクに集中するためです。

縦にタスクを並べていたら、「次のタスクはこれか」と気になり集中力を削ぐ可能性があります。
しかし、重ねて貼ると今のタスクに集中することができる、というわけです。

タスク出しをする時間

では、このタスクを書き出すのはいつがいいのか?
私の場合は、毎朝やっています。

人によっては、寝ている間に脳が処理方法を考えておいてくれるから前日の夜のほうがいいという人もいます。
しかし、タスクを書き出し並べ換えるというのは、意外と大変な作業です。
これだけの重労働を夜の脳が疲れている時間にやることは多くの人にとっては難しいと思います。

このあたり個別に考えていただければいいですが、クライアントや私自身の体験から朝イチにやるのが良さそうです。
夜でもいいのですが、大切なことは毎日、同じ時間にやる習慣をつけることです。

タスクリストをさらに効果的に運用するために

ここまででタスクリストの標準的な運用方法はお話ししました。
が、さらに効率や効果を追求するなら…
下記の4つを実施するといいでしょう。

1 Dailyルーティンタスクリストをつくる

ちなみに、毎日やっているタスクは事前にリストアップしておくと便利です。
タスクリストを付箋に書き出す際、まずこのリストを写せば、何をするのか?と考える手間が減ります。
(ほんの少しでも脳への抵抗を減らすことがその後1日のあなたの意思の力に影響します。上述した「ウィルパワー」をごらんください。)

2 標準タスクリストをつくる

50分以上かかる仕事で、なんども繰り返しやるようなものについては、標準的なタスクリストを作っておきます。
セールスをする人やセミナーをする人にとっては、上記で例としてあげたプレゼンテーションを作るというタスクなんかはその好例でしょう。
制作会社の方であれば「スマホサイト制作標準タスクリスト」「画像作成標準タスクリスト」なんかが必要かと思います。

チェックリスト形式にすることで繰り返し実行するのが簡単になります。

3 2週に1回抱えているタスクを全て書き出す時間をつくる

毎朝、「今日何をやろうか?」を考えるのは大切です。
しかし、これだけではダメです。

特に社長の場合、ロングスパンの仕事や長い先を見据えた仕事をする必要があります。
毎朝のタスク出しだけでは、直近が締め切りの近視眼的な仕事だけをしてしまうことになるからです。

なので、2週に1回程度、自分がやるべきこと、やりたいことを全て書き出すという時間をとります。
2時間程度たっぷり時間をとって。

そうすると今までやりたかったこと、やるべきことも全てがタスクリストになります。
これを各日程に配置すれば、長期的な仕事も実行することができます。

4 終わった付箋は保管しておく

実行して終わった付箋は、仕事が終わった瞬間にゴミ箱に捨てるというのも爽快感があっていいでしょう。
しかし、もっとオススメは、それをキレイにノートに貼って保管しておくことです。

モチベーションが落ちた時、自信がなくなったとき、このノートをパラパラとめくりましょう。
「これだけのことをやってきたのだから」とまた自信が戻ってくるのがわかるはずです。

タスクリストでこんなにも差がつく

さて、いかがでしょうか?

タスクリストを書き出すというのは仕事術の基本のキ。
しかし、それをより効果が出る形で運用している人は少ないもの。

ここでお伝えする形までこだわって運用している人は皆無です。
だからこそ、あなたが実行したときに、他と大きな差がつきます。

特に毎日のものです。
1日たった1cmずつ差がついたとしても1年で365cm、4メートル近く差がつきます。
3年、5年、10年と積み重ねれば…

他から全く追いつけない領域にいくことができます。
タスクリスト。ぜひバカにせず、毎日、運用してみてください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*

*