成果と効率を妨げてる!つい、やっちゃってる社長のダメな9つの行動

北岡 秀紀 北岡 秀紀
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Kitaoka

効率と成果を上げるのは、社長にとっての使命。
社長が効率よく仕事をこなし、社長の成果が上がれば、組織全体の効率も上がります。
組織全体の効率が上がれば、当然会社としての成果も上がり、業績もアップします。

もちろん、仕事の効率を上げる方法は、日頃からあなたも考えているはず。

でも逆に、効率や成果を上げるのを妨げている行動は何か?
こんな風に考える人は非常に少ないです。

自分でも気がつかないうちについついやってしまっている行動。
実はそんな中に、効率や成果を上げるのを妨げる落とし穴のようなものが存在しています。

そこで、今回は「効率や成果を上げるためにはどんな行動をすればよいか?」という視点ではなく、逆に「効率や成果を妨げているものは、どんな行動なのか?」といった観点から9つの典型的なダメ行動についてお伝えします。

目次


1 アラートによる中断


2 オープンドアポリシー


3 インターネット、特にソーシャルメディア


4 ムダな移動


5 次に何をやるか?と考えること


6 打ち合わせ、会議の8割のムダ


7 会食


8 容疑者へのセールス


9 必要のないルーティン業務


成果と効率を妨げてる!つい、やっちゃってる社長のダメな9つの行動まとめ

1 アラートによる中断

・PCにメールが届くと、ピコンと音がなる、、、
・スマホのバイブがブーンと鳴る、、、
こういった何かのお知らせ通知をアラートと呼びます。

人は、アラートが来ると気になってついつい見たくなるもの。
が、これは見てはいけません。
なぜなら、集中を中断させられるからです。
逆に言えば、集中する時間をたくさんとることが効率を上げることに繋がります。

人が集中状態に入るには、20分かかると言われています。
そこから徐々に徐々に集中状態が深くなり、1時間くらい経つと今度は集中状態が緩んでくる、、、
人にはこういった性質があります。

例えば、集中し出して25分経ってメールが来るとします。
すると、集中できた時間は5分。
で、また30分経ってメールが来るとまた10分しか集中できていない、、、
こんなことが起こります。

1日トータル30分しか集中できていない、、、
こんなことも少なくありません。
ですから、アラートによる中断をなくすことは効率をあげ成果をあげるのに非常に重要なポイントといえます。

具体的にどうすればいいのか?

・PCなら、メールがきたという通知をオフにする
・仕事をする際は、スマホが鳴ると気にになるので、機内モードに設定する
こういった対策が有効です。

アラートが通知されると、どうしても気になって見たくなってしまいます。
ポイントは、メールやメッセージが来たことにすら気がつかないようにすること。
意思の力でアラートの内容を見ないように我慢するのではなく、物理的にアラートが来ないようにしておくことが重要です。

では、いつPCのメールやスマホの対応をするのか?
それは、決まった時間に見るようにしましょう。

1日に2回ほど
・メールを見る時間
・電話を返答する時間
を決めておきます。
そして、一時にまとめて対応する。
これが効率を上げて成果を出すにはベストなやり方です。

2 オープンドアポリシー

オープンドアポリシーとは、社長室のドアを常に開けておいて、いつでも従業員やスタッフが社長に話しかけられるような状態のこと。
社長室がある会社の場合は、物理的にドアを開けておくか閉めておくか、というお話。

小さなビジネスの場合、社長室はなく2、3人でやっていることがほとんど。
つまり、従業員やスタッフは、気軽にいつでもあなたに話しかけられる状態です。
ポリシーにするまでもなくオープンドアです。

成果と効率を上げるには、実はこれが大きな妨げになっています。
ビジネスにおいて最も成果や効率を上げなければならないのは…そう、社長であるあなたです。

最も時給が高いのも社長。
社長よりも時給が低い人たちに社長の仕事を妨げられるのは非常に問題があります。
なので、緊急時以外は気軽に話しかけられないようにすることが重要です。

もちろんずっと話しかけないということはできないでしょうから、例えば、○時から○時以外の時間帯は話しかけてはいけない、というルールを作るのはひとつの手です。
人によっては、話しかけても良い時のサインとして、札みたいなものを立てる方もいます。

ここで重要なことは、いつでもウエルカムではなく、時間を決めてコミュニケーションを取ること。
たったこれだけのことで、成果と効率をグンと上げることができます。

3 インターネット、特にソーシャルメディア

あなたは、こんな経験はないでしょうか?

何か調べようとインターネットを開いた。
すると、面白そうなニュースがあってクリックしてしまった、、、
で、気がつけばいろんなニュースをどんどんクリックしてネットサーフィンをしてしまい、いつの間にか30分、40分が経っていた、、、

インターネットとはそもそもそういう性質のもので、どんどんあなたの時間を奪っていきます。
特にソーシャルメディア。

・フェイスブック
・ツイッター
これらは、一度見てしまうと他の人のをついつい見てしまいます。

順番にどんどん他の人まで見てしまうので、あなたの時間を大量に奪われることになります。
これは、成果や効率を上げる上で非常にもったいない、、、

ちなみに私の場合は、
・インターネットを必要な時だけONにして、基本は無線LANをオフ
・ソーシャルメディアは時間を決めて見る
・検索サイトは、Yahoo!では余計なニュースなど情報が入ってきてしまうので、余計な情報がないGoogleをトップページに設定
といったことを実践しています。

どれもちょっとしたことですが、どれも効率と成果を大きく上げることができます。

4 ムダな移動

意外とムダなものが、移動の時間です。
1時間の商談でも行くのに1時間、帰りに1時間と、移動に2時間も使います。
合計3時間も使って実際に仕事をしているのは、たったの1時間です。

時々、移動時間をムダにしないようにと、勉強をする方もいます。
また、移動時間にスマホでメール処理をする方も少なくありません。
でもスマホでは、
・メールの返信もしにくい
・回線スピードも遅く、待っている時間もかなり長い
こんな風に効率は著しく低下します。

つまり、移動時間は極力減らすことが重要です。
移動時間が減れば、そのまま自分の仕事の効率や成果に直結していきます。
まずは、自分の移動時間を認識することから始めて下さい。

具体的には、
・会社を出る時間
・帰ってくる時間
これを手帳に書いておきましょう。
たったこれだけですが、どのくらいの時間を移動に時間を浪費しているのか理解することができるので、移動での時間のムダも減らせるようになります。

それから、セールスパーソンの方の場合。
セールスパーソンは仕事の性質上、移動の時間を無くすことはなかなかできません。
この場合は、移動時間を極力少なくする工夫をします。

例えば、同じエリアの人をまとめてセールスするのも良いでしょう。
または、こちらから訪問するのではなく、お客の方から来てもらう仕組みを作るのも有効です。

お客の方から来てもらう場合は、あなたの事務所に呼びつけるのは難しいでしょう。
ですから、相手との中間地点に来てもらうようにします。
例えば、ホテルのロビーなどです。

もし、お客が1人ではなく、2人、3人といれば、時間をずらして順番に来てもらうことで移動時間を極小化することができます。
こうすることで、移動時間を一気に減らすことができるので、成果や効率も比例して一気に上がります。

5 次に何をやるか?と考えること

「仕事が終わった!・・・さあ、次に何をやるか?」
こう思うこと自体は、誰もが当たり前にやることでしょう。
が、都度これを考えるのはやはり時間の無駄というもの。

そして、これをただ考えているだけならまだしも、もっと危険なことがあります。
それは、「さあ、次に何をやるか?」と考えるうちに、意識が違う別のところに飛んでしまうことです。

例えば、
・隣の人に話しかけてしまう
・意味もなく休憩を取る

行動と行動の切れ目に気持ちが緩んでホッとしてしまい、30分以上経過している…なんてことも起こります。

では、その対策はどうすれば良いか?


それはシンプルに考える時間を持たないことです。
具体的には、朝の段階でやることを並べておくようにします。

タスクリストを朝に書く人は多いですが、さらにこなす順番まで決めておいて下さい。
そして、順番にリストの上からただひたすら機械のようにこなしてください。
こうすることで、考える時間ができるのは、朝のタスク出しの時だけにできます。

たったこれだけのことですが、次やることを考える時間がなくなります。
すると、それに伴って別のことを考えたりもしないので、時間のムダが減ることで、効率が上がって成果も同時に上がるわけです。

6 打ち合わせ、会議の8割のムダ


打ち合わせや会議の目的は、何かを決める場です。
延々とあーでもない、こーでもないと悩む場では決してありません。

まさに悩む時間がムダというわけです。

会議をするときはあらかじめ
・何時に終わるのか?
・何を決めるのか?
を明確化しておきます。

会議では、事前に全員で会議の内容を共有して「決める」ことが重要です。
そうでないと、時間ばかり浪費してしまいます。

ただ、打ち合わせや会議にも決めなくても許される例外もあります。
それは、アイデア出しの場合など。

これは、一見ムダに見えるようなものでも必要だったりします。
でも、そんな場合でも3時間なら3時間と決めてください。
そして、時間内でアイデア出しをしましょう。

アイデア出しには、時間を使って頂いて構いません。
ただ、こんなことは、3ヶ月に1度くらいで普段からはほとんどないはず。

ということは、やはり普段のほとんどの打ち合わせや会議は時間のムダになっている場合が多いことを認識しておいてください。

7 会食

食事をながら相手と仕事の話をする会食が重要だ、という方は多いです。

・相手の本音を知るのに食事を挟むのが良い
・夜ならお酒が入ることで、もっともっと饒舌になって良い
という理由などからです。

私も会食には、確かにそういう側面があることは否定しません。

が、大抵の場合は、会食をすると2次会、3次会、、、とエンドレスになってしまいます。
そこまでやることに意味があるのか?というと、大抵の場合は、意味はありません。
1次会で終わろうが、3次会までやろうが、その後の結果は変わりません。

ただ、もし1次会で帰ってしまうことで、その後の結果が変わってしまう場合。
その場合は、そもそも仕事の仕方に問題があります。
なぜなら、単に接待でなんとかしようとしているからです。

こういった仕事の仕方は、本来持っている自分の価値で仕事をしていない一つの証。
ですから、仕事に臨む姿勢そのものから見直す必要があると言えます。

そこで同じ会食をするなら、ランチでやることを推奨します。
昼だと、お互いに後ろの予定があることを考えます。
つまり、1時間半から2時間で確実に終わらせることができます。

また、事前に「次、○時に予定があるので、○時に出ます」と伝えることもできるので、会食もやりやすいメリットがあります。

では夜の会食だとどうか?
夜でも「次、○時に予定があるので、○時に出ます」とは割と言い難いでしょう。
お酒も入り思考力が落ち、どうしてもダラダラとなってしまい3時間、4時間と長くなりがち。
そういう意味でも私は、夜の会食は極力控え、昼の会食を推奨します。

8 容疑者へのセールス

あなたの話をニコニコ聞いてくれるような人。
あなたは、そんなお客のところへセールスに行ってはいないでしょうか?
そういうお客が商品やサービスを買ってくれるか?というと、むしろ買ってくれなかったりします。
実際、
「検討します!」
「これいいですね!検討します、、、」
とやっているうちに1年、1年半と経っている、、、こんな話どこかで聞いたことないでしょうか。

あなたの話をニコニコ聞いてくれるような人は、いい人でいたいと思っています。
そして、その思いが強い人ほど「ノー!」というと、嫌われるかもしれない、と考えます。
すると、「いいですね!」とは言うものの、はっきりと「ノー!」とは言ってくれません。

あなたもそういった人の場合だと、気持ちよく話ができることも確かでしょう。
はっきり「ノー!」と言われないので、あなたも「なんとかなるかもしれない」と期待を寄せて通い続けるわけです。

売り手と買い手の共犯関係が生まれるわけです。

当然ですが、このような相手との商談は一生決まりません。
ですから、客観的に、確度はどうなのか?を冷静に観察してください。

一番簡単あのは、返答期限を聞くことです。
例えば、「○日までに購入されるか、されないか、お返事下さい」と伝えておきます。
返答してくれなければ、そこでダメだと判断してスパッと切りましょう。

容疑者へのセールスは時間と移動時間がムダです。
容疑者への時間をカットすることで、もっと有効なセールスに時間を充てることができます。
そうすることで、成果と効率を一気に高めることができるわけです。

9 必要のないルーティン業務をやっている

ルーティン業務とは、毎日毎日行う習慣化している仕事のこと。
自分の大切な仕事を毎日毎日繰り返して習慣化するのはとても重要なことです。

しかし、その中に成果に直結はしないけど、昔からやっているから、なんとなく惰性でいつもやっている、、、ということはないでしょうか?

毎日やっているとムダなことをしていることに気がつかないことは少なくありません。

そこで、3ヶ月に1度は自分の仕事を見直してみましょう。
・どんなルーティン業務をやっているのか?
・その仕事は、成果につながっているのか?
こうした点を考える時間を取ってください。

たったこれだけのことですが、こうした機会を作ることが重要です。
自分の必要のない仕事を見極め、削ることができるので、必要な業務だけに仕事を集中させることができるようになります。
そして、その分、成果や効率を高めることができます。

成果と効率を妨げてる!つい、やっちゃってる社長のダメな9つの行動まとめ

今お伝えした成果と効率を妨げる行動、いくつかはあなたも必ずやってしまっているはず。
こういう行動のその時間の分だけ、効率を上げて成果を出すことができなくなっているわけです。

これは非常にもったいないです。
あなたも、ぜひ成果と効率を妨げているこれらの行動を排除してください。

そして、本当に効率を上げて成果を出すための時間を増やして下さい。

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